Vous n’arrivez pas à vous concentrer sur vos tâches ? Vous procrastinez sans cesse et aimeriez être moins sujet aux distractions ? Comment alors optimiser votre productivité, accomplir plus en moins de temps ? Essayez la technique Pomodoro. Elle peut changer votre vie.
Qu’est-ce que la technique Pomodoro ?
D’où vient la technique Pomodoro ?
La technique Pomodoro a été inventée dans les années 80 pour être plus productif et plus concentré. Elle a été popularisée grâce au livre intitulé « La technique Pomodoro » de l’italien Francesco Cirillo. L’ouvrage date de la fin des années 1980 mais il a été mis à jour et réédité à plusieurs reprises.
Cette méthode doit son nom à la minuterie mécanique utilisée en cuisine, souvent en forme de tomate : le terme pomodoro signifie « tomate » en italien.
À quoi sert la technique Pomodoro ?
La technique Pomodoro est une méthode pour vous concentrer davantage sur ce que vous faites. C’est une stratégie qui vous procure un sentiment d’urgence qui va vous motiver et vous permettre, ainsi, d’accomplir les tâches que vous vous êtes fixées.
Elle est un outil de gestion du temps et de productivité qui, par la planification de cycles alternant des périodes de travail intense et des temps de repos favorise l’agilité intellectuelle.
Comment appliquer la technique Pomodoro ? | Le principe de base
Le principe de base de la technique Pomodoro est extrêmement simple.
Tout ce dont vous avez besoin est un crayon, une feuille et une minuterie – de type minuteur de cuisine ou minuteur de téléphone – que vous réglez sur 25 minutes. Voici ensuite comment procéder :
Pendant ces 25 minutes, vous allez travailler intensivement. Une fois ces 25 minutes écoulées, quand le minuteur sonne, prenez une pause de 3 à 5 minutes. Répétez cela 4 fois. Et au bout de ces 4 cycles de pomodori prenez une pause d’une demi-heure.
Ce procédé est la base de la technique Pomodoro. Mais dans son livre « La technique Pomodoro« , Francesco Cirillo fait de multiples recommandations dans la manière de mettre en place cette stratégie.
Il vous faut également noter les pomodori prévus et ceux accomplis sur une feuille. Vous pourrez facilement trouver des modèles dédiés à la méthode sur Google en tapant split sheet notamment ou sur le site de l’auteur.
Règle 1 : Ne jamais interrompre un pomodoro
Une des règles de la technique Pomodoro est qu’une fois démarré, un pomodoro ne peut pas être interrompu. Vous devez faire le maximum pour éviter toutes interruptions durant les 25 minutes de votre séquence.
Les interruptions internes
Ces interruptions sont celles qui proviennent de vous-même. Plus concrètement, il s’agit des moments où vous ressentez l’envie brusque et inexplicable de faire quelque chose : consulter vos emails, regarder une vidéo sur les réseaux sociaux, etc.
Vous ressentez alors la tentation de ne plus faire la tâche en cours mais de faire autre chose généralement beaucoup plus facile et plus plaisant.
Au lieu de céder à la tentation et d’interrompre votre pomodoro, l’auteur de « La technique Pomodoro » suggère plutôt de noter, sur une feuille à part, toutes les distractions qui nous détournent de notre tâche. Francesco Cirillo nous invite également à faire une petite coche sur notre feuille de pomodori pour signaler que nous avons ressenti l’envie de faire une interruption.
Il s’agit ici de conscientiser vos actions pour pouvoir mieux les choisir et les contrôler.
Le soir, vous pourrez, en effet, reprendre la liste de toutes les distractions notées et décider, par vous-même, celles qui valent véritablement la peine d’être entreprises. Vous réaliserez qu’il y a des tas d’envies que nous considérons très urgentes au moment où nous sommes en train d’effectuer une autre tâche, et qui s’avèrent en réalité, avec un recul de quelques heures seulement, ni urgentes ni importantes. C’est simplement notre cerveau qui a créé cette illusion afin de nous empêcher de nous concentrer sur la tâche que nous étions en train d’exécuter. Autrement dit, de la pure procrastination !
Les interruptions externes
Les interruptions externes sont toutes les distractions liées aux interventions extérieures, que vous ne pouvez pas réellement contrôler : un appel téléphonique, une personne qui rentre dans votre bureau, qui vous pose des questions, etc.
Selon votre environnement, celles-ci seront plus ou moins fréquentes. Mais c’est à vous d’essayer de créer un environnement avec le moins d’interruptions possible, d’en éliminer au maximum les sources :
- Si vous travaillez à la maison, mettez votre téléphone portable en mode avion, coupez vos notifications, fermez votre boite email et tout ce qui pourrait vous interrompre.
- Si vous êtes dans un environnement de travail où ce n’est pas possible, par exemple, si vous travaillez dans un bureau, ou pire, en open space, vous ne pourrez pas tout contrôler. Il vous faudra alors créer une atmosphère de compréhension avec vos collègues. N’hésitez pas à leur expliquer ce que vous faites, à leur parler de la technique Pomodoro qui vous demande de vous concentrer assidûment sur votre tâche pendant 25 minutes, au pire 2 heures dans le cas d’un cycle entier de pomodori. Proposez-leur de revenir vers eux tout de suite après ce travail. Il y a très peu de choses dans la vie qui ne peuvent pas attendre la fin d’un pomodoro…
De la même façon que vous le faites pour les interruptions internes, notez chaque interruption externe sur une feuille. Cela vous indiquera combien de fois vous avez été interrompu à la fin de la journée.
Toute distraction, interne ou externe, annule le pomodoro
Si malgré toutes ces précautions, votre pomodoro est interrompu, alors il vous faut l’annuler. Vous le barrez sur votre feuille et vous en redémarrez un de zéro. Même s’il est sur le point de se terminer, qu’il ne reste que 5 minutes, Francesco Cirillo insiste bien, il faut tout recommencer. Dites-vous alors que ce n’est pas grave et que votre prochain pomodoro sera meilleur.
Règle 2 : Respectez les pauses préconisées dans la technique Pomodoro
Les pauses doivent être prises par intervalles de 25 minutes
La technique Pomodoro indique de prendre une pause toutes les 25 minutes, autrement dit ni avant la fin d’un pomodoro ni au-delà de celui-ci.
Il y a deux buts à cela :
- Certaines tâches particulièrement longues demanderont plusieurs pomodori. L’objectif premier de la technique Pomodoro, dans ces cas-là, est de nous forcer à prendre des pauses plus fréquemment. La science montre, en effet, que le fait de prendre des temps de repos régulièrement nous rend plus créatif et concentré, moins sujet aux distractions et consolide notre mémoire.
- Certaines tâches seront terminées avant la fin du pomodoro. L’objectif de la technique Pomodoro, dans ces cas-là, est de nous amener à ne réaliser qu’une seule et même tâche par pomodoro. Pourquoi ? Parce qu’il est primordial que les temps de travail correspondent à des monoblocs à intervalles réguliers sur lesquels nous nous concentrons pleinement. S’il nous reste du temps une fois notre tâche accomplie, nous pourrons alors en profiter pour analyser, revenir en arrière, effectuer des corrections, etc. J’étais personnellement sceptique au départ sur ce point, mais en testant ce concept de temps supplémentaire pour améliorer mon travail, je vous avoue que je l’ai trouvé particulièrement efficace.
Les pauses doivent être consacrées à vous recharger
Pendant vos pauses, qu’elles soient courtes ou longues, il préférable de ne pas réaliser de choses qui nécessitent un effort significatif et/ ou beaucoup de temps. L’objectif principal est vraiment de vous relaxer, de déconnecter de votre travail, de recharger les batteries.
Je vous suggère donc de pratiquer la méditation, de respirer, d’aller échanger des blagues avec vos collègues par exemple. Il est également possible de lire vos emails pendant les pauses, mais attention toutefois : ce n’est pas le but premier. Il serait plus judicieux, à la place de cela, de créer un pomodoro dédié à la « communication » que vous pourriez utiliser pour répondre à vos mails et messages.
La technique Pomodoro, un outil d’analyse et de productivité infaillible
Planifiez vos pomodori
Enfin, l’auteur de « La technique Pomodoro » recommande de planifier ses pomodori au début de chaque journée.
Il vous faut ainsi d’abord estimer le nombre de pomodori que vous pouvez planifier dans votre journée. Puis, vous déciderez à quoi vous allez allouer ces pomodori. Si j’ai, par exemple, 8 pomodori aujourd’hui, je peux décider de consacrer 4 pomodori à l’écriture d’un article, 1 pomodoro à la recherche d’idées pour mes vidéos YouTube et 1 pomodoro à mes emails.
Choisissez plus consciemment vos distractions
En suivant tous ces conseils, à la fin de la journée, vous savez exactement le nombre de pomodori que vous avez ratés et réussis, et combien de fois vous avez été interrompu par des distractions externes. Vous possédez également la liste de toutes les distractions personnelles éprouvées vous invitant à procrastiner.
En ce sens, la technique Pomodoro est un excellent outil d’analyse. Car non seulement, elle vous aidera à choisir plus consciemment vos distractions. Mais elle est aussi très intéressante a postériori pour garder une trace de votre travail et améliorer votre activité : si, par exemple, il vous a fallu 6 pomodori pour écrire un article, et que vous trouvez que c’est trop de temps passé pour cette tâche, vous pouvez vous fixer comme objectif de la réaliser en 5 pomodori la fois suivante. La technique Pomodoro vous permet ici d’analyser plus facilement les actions à entreprendre pour atteindre cet objectif (ce qu’il faut enlever pour gagner du temps d’écriture sans pour autant perdre en qualité). En mesurant l’avancée des tâches accomplies, elle facilite ensuite l’évaluation de ces réajustements.
Puisque vous connaissez désormais la technique Pomodoro, pourquoi ne pas la tester ? Engagez-vous à l’appliquer pendant 7 jours par exemple, ou même 30 jours si vous êtes motivé. Observez les effets sur votre travail et vos objectifs. Et faites-nous part de votre expérience dans les commentaires. Ce sera très intéressant de voir dans quelle mesure la technique Pomodoro a impacté vos résultats.
Et si vous voulez gagner encore davantage en productivité et accomplir plus en moins de temps, je vous invite à lire ces 6 conseils pour améliorer votre productivité au travail.