Télétravail : les conseils d’un digital nomad pour s’organiser

Vous le savez, pour un digital nomad, le télétravail est son quotidien. S’adapter à un environnement différent, se recréer un cocon propice à la concentration, utiliser les bons outils… Un ensemble d’astuces et de process d’organisation à connaître pour une efficacité maximale !

Vous ne savez pas trop comment vous organiser pour optimiser votre temps et être efficient ? Je vous livre dans cet article les astuces et conseils pour mettre en place un bon environnement de télétravail. 

Adoptez l’état d’esprit “télétravail” 

Oui, vous ne pourrez pas vous lever pour aller parler à quelqu’un dans le bureau d’à côté et vous ne pourrez pas non plus prendre une pause à la cafétéria avec les collègues de l’open space, mais vous aurez aussi beaucoup d’autres avantages. Comme le fait de ne pas perdre de temps dans la circulation pour aller au travail. Pour vivre au mieux l’expérience du travail à domicile, il faut que vous ayez conscience des bons comme des mauvais côtés. 

Les bons côtés :

• Si possible, dans votre secteur d’activité, vous pourrez aménager vos horaires afin qu’ils correspondent un peu plus à votre rythme. Si vous avez des enfants par exemple, avoir l’opportunité de faire une pause lorsqu’ils sont réveillés et demandeurs peut-être un luxe non négligeable ; 
• Vous ne perdrez pas de temps dans vos trajets vers le travail/l’école des enfants et gagnerez donc en efficacité ;
• Pas de “chit-chat”, c’est-à-dire de conversations inutiles et d’interruptions, le mot d’ordre sera la concentration ;
• Vous allez gagner en autonomie et responsabilité par la force des choses ;
• Une diminution du bruit et des sources sonores (surtout dans le cas où vous travailliez dans un open space).

Les mauvais côtés :

• Le sentiment d’être isolé (surtout par les temps qui courent) ;
• L’obligation de s’imposer une rigueur dans le travail pour pouvoir avancer. Ici, c’est une question de caractère, d’habitude, de motivation et d’environnement de travail ;
• Un suivi compliqué à effectuer de la part des employeurs, le principe de base restant la confiance en son employé et le rendu de sa production. 

Maintenant que vous avez bien en tête les différents avantages et inconvénients, vous devez vous approprier la pratique du télétravail afin de l’adapter à votre environnement, votre famille et vous-même ! Je vais vous donner 7 conseils afin de le mettre en place au mieux. 

Conseil n°1 : dotez-vous du matériel adéquat 

Pour beaucoup de secteurs d’activité ayant la capacité de se mettre au travail à domicile l’outil principal sera l’ordinateur, mais il peut ne pas suffire à lui-même. En effet, si votre entreprise fonctionne avec le stockage des dossiers en réseau vous allez devoir :

• soit faire installer un VPN pour pouvoir vous connecter au réseau interne à distance. Une solution qui augmente le risque de faille de sécurité, mais qui peut être très intéressante pour ne pas avoir à tout migrer ;
• soit stocker sur un disque dur externe tous les documents dont vous avez besoin pour la bonne exécution de vos tâches courantes et ponctuelles. 

Vous devez également vous assurer de pouvoir emprunter le matériel de l’entreprise : ordinateur, clavier, souris, ou tout autre élément que vous utilisez quotidiennement selon votre secteur d’activité. Vous devrez peut-être adapter votre équipement à la situation. Par exemple un casque / ou des écouteurs pour vos conversations vidéos afin de ne pas trop déranger votre entourage si besoin.

Toutefois, quelques doutes persistent quant à la faisabilité de votre projet ? Inspirez-vous et trouvez la motivation au télétravail en regardant comment Allan réussit à gérer son business à partir d’un voilier au milieu de l’Atlantique :

Conseil n°2 : recréez un environnement propice 

Autant que possible, vous devrez recréer un cocon propice à la concentration, à la rigueur, en un mot : au travail ! Cela peut être un coin du salon derrière un paravent qui créera visuellement un espace “à part”, un coin de table (ou mieux, un bureau) dans votre chambre ou l’espace sous l’escalier que vous avez préalablement dégagé et rangé. 

Tous les espaces ou petits recoins sont bons à être utilisés, il vous faudra seulement être créatif et peut-être un peu bricoleur. Si vous êtes près d’une fenêtre c’est encore mieux, et dans une pièce à part…alors c’est parfait ! 

N’hésitez pas à ajouter votre touche personnelle qui fera que vous vous sentirez comme au travail, ramenez : 

• Votre mug “corporate” ;
• Les photos ou autres objets personnels exposés en temps normal au bureau ;
• Le calendrier attaché au mur ;
• La calculatrice que vous utilisez tous les jours ;
• Etc.

S’il le faut, réinstallez tout à l’identique, ce sera beaucoup de temps que vous ne perdrez pas à vous habituer à la nouvelle organisation de votre espace de travail à domicile. 

Conseil n°3 : Installez les bons outils pour le télétravail 

Mettez-vous d’accord avec votre supérieur et vos collègues pour la mise en place d’outils collaboratifs. Plusieurs axes sont à prendre en compte lors du choix de ces outils : 

• Communication : vous aurez besoin d’échanges fluides et faciles, peut-être même de conversations vidéos à plusieurs… les outils nécessaires peuvent être différents selon la composition de votre équipe ;
• Partage : le partage de documents et de dossiers doit être simple et rapide ; 
• Stockage : vous avez un réseau interne où vous stockez tous les dossiers clients et autres documents importants ? Si vous n’avez pas de VPN vous allez devoir trouver une solution palliative ; 
• Production : Si vous êtes dans l’exécutif ou la création de produits ou services livrables, vous allez également devoir collecter tous les outils nécessaires à la production de ces livrables. Cela dépend bien sûr de votre secteur d’activité, de votre poste…

Voici une liste de quelques outils intéressants à utiliser pour fluidifier vos échanges et vous organiser : 

• Slack.com : outil de communication et de partage par excellence, vous pourrez y travailler en projet, par client, etc. en créant des canaux de conversation. Plusieurs plug-ins peuvent y être rattachés, tels que : Google Drive, Trello et bien d’autres ;
• Trello.com : listez vos tâches, planifier, avoir un visuel sur la charge de travail des équipes, un outil de “To Do” parfait pour la planification (mais aussi le partage de fichier et le travail collaboratif) ;
• Drive.google.com : pas de VPN ? La plateforme de cloud, Google Drive reste une excellente alternative pour créer/partager/stocker vos fichiers en toute sécurité ;
• Whereby.com : une vidéo-conférence à faire avec des clients ou vos collègues/équipes ? Whereby est une plateforme qui fonctionne très bien et vous permet, pour un abonnement raisonnable par mois, de réaliser des conversations de groupes facilement ; 
• Skype : il est toujours pertinent et peut rester intéressant pour une solution gratuite.

D’autres existent, mais les outils cités précédemment représentent le minimum auquel vous devez avoir accès pour travailler à domicile dans de bonnes conditions.

Conseil n°4 : préparez-vous comme si vous alliez au bureau 

Pour ceux qui débutent dans le télétravail, il est préférable de garder une routine matinale semblable à celle réalisée le reste du temps. Par exemple : vous lever le matin, vous doucher, vous habiller. Si vous vous mettez à passer la journée en pyjama, votre motivation peut baisser. 

Le fait de vous préparer le matin va vous permettre de créer une séparation entre travail et vie privée. Cela crée un rythme dans votre journée, comme lorsque vous vous mettrez en pyjama le soir !

Conseil n°5 : répartissez les rôles et communiquez vos disponibilités 

Au-delà du matériel et des outils, l’organisation humaine doit également être efficace. Le management sera donc une part importante du bon déroulement du télétravail de tous. Mettez-vous d’accord avec votre supérieur et votre équipe pour savoir qui fait quoi. Ainsi, communiquez sur vos disponibilités, vos horaires (même s’ils sont aménagés), les dossiers sur lesquels vous travaillez, les contacts clients que vous avez. 

Enfin, tout ce qui peut donner une indication sur l’état de l’activité globale est bon à partager. Le mot d’ordre : la communication ! 

Conseil n°6 : vous êtes parent et devez garder vos enfants 

Pour les plus petits qui ne suivent pas forcément l’école en ligne, les écrans représentent la solution de facilité et peuvent certes être un dernier recours pour les occuper. Cependant, rapidement ils se lasseront et s’énerveront (jeux vidéos, séries TV…). C’est pourquoi il vous faudra également prévoir des travaux pratiques et éducatifs pour continuer à faire marcher leurs méninges et leur apprendre à jouer seuls.

Voici quelques exemples pour occuper petits et grands :

• Recycler les boîtes d’œufs en les transformants en animaux rigolos ;
• Une seconde vie pour les rouleaux de papiers toilettes : pot à crayon, jumelles, mini voiture de courses…laissez-les faire parler leur imagination
• Reprenez tous vos vieux magazines et initiez-les au « scrapbooking », cet art du collage qui forme de beaux dessins colorés ;
• Les éternels feutres, crayons et peinture. Donnez-leur un objectif, par exemple : réaliser un beau tableau à exposer dans la maison. Un mission qui leur prendra déjà pas mal de temps avant d’arriver à un beau résultat ;
• La pâte à sel peut aussi être un bon moyen de les canaliser pendant plusieurs heures par semaine (à condition d’avoir également un objectif à réaliser).

Surtout, laissez libre court à votre imagination et aux envies de vos enfants. Il est important de leur créer une petite place pour s’amuser et se cultiver dans votre maison. Vous devrez certainement adapter votre emploi du temps à leur rythme, mais aussi les éduquer à rester calme et à jouer seul lorsque vous en avez besoin.

Conseil n°7 : faites des pauses et restez actif ! 

Vous n’aurez plus besoin de faire de trajets en voiture certes, mais il s’agit tout de même de rester actif ! Le but n’est pas de s’encroûter : 

• Levez-vous toutes les heures, faites quelques pas dans la maison.  Ça peut être l’occasion pour vous faire un thé ou toute autre boisson chaude ; 
• Utilisez les applications de fitness disponible sur smartphone. Vous n’avez généralement pas besoin de matériel pour faire du fitness à part un tapis de sport ;
• Jouez avec vos enfants. Un petit moment dans la journée ? Cache-cache, le loup, la chat perché, la corde à sauter, la marelle, retombez en enfance et régalez vos enfants en même temps. 

Il n’y a plus qu’à mettre en place ces 7 conseils ! Une fois cela fait, vous aurez certainement encore quelques ajustements à réaliser inhérents à votre activité, à votre environnement et votre entourage.

Vous rencontrez des difficultés à allier télétravail et gestion du temps ? Un petit tour du côté des principes de la semaine de 4 heures vous aidera à faire du tri. Retrouvez notamment comment faire disparaitre les distractions, faire la diète des informations ou encore mettre des priorités à vos tâches pour une gestion optimale de votre temps en télétravail :