Dans mes articles de blog et mes vidéos YouTube, je vous montre régulièrement de nombreuses manières d’être productif : des stratégies, tactiques, habitudes ou actions à mettre en place au quotidien. Mais comment les mesurer ? Aujourd’hui, je voudrais vous présenter un logiciel que j’ai découvert il y a quelques mois grâce à Sébastien, le Marketeur français : Toggl, une solution magique pour mesurer son temps.
Toggl : quest-ce que c’est ? Et que peut-on en faire ?
Le logiciel a été développé en Estonie au début des années 2000. Avec plus de 5 millions d’utilisateurs, Toggl (ou Toggl Track pour le nom complet) est l’un des logiciels de time tracking les plus courus du marché. Comme nous allons le voir, il propose de nombreuses fonctionnalités (multi-device), tout en restant intuitif et très facile à prendre en main.
Un outil de time tracking pour les freelances
À l’origine, Toggl est un outil en ligne et une application à télécharger sur smartphone. Le programme sert avant tout aux freelances afin de mesurer le temps qu’ils passent pour chaque client.
Les freelances ont en effet l’obligation de bien gérer leur temps. D’autant plus qu’ils sont généralement payés à l’heure. Mais il n’est pas toujours simple d’évaluer le temps que l’on va prendre pour réaliser une prestation ou un projet. Et encore moins quand on démarre ! Grâce à un outil tel que Toggl, les autoentrepreneurs ont la possibilité d’analyser le temps passé réellement pour chaque tâche réalisée et ainsi trouver des astuces pour être plus productifs. Logiquement, cela leur permet aussi d’adapter les tarifs de leurs prestations.
Seul ce qu’on mesure s’améliore
En tant que bons rebelles intelligents, nous allons hacker le logiciel pour l’utiliser à nos propres fins, à savoir pour analyser finement les tâches et les types de projets sur lesquels nous travaillons. De cette façon, nous verrons s’il est possible de les améliorer ou non. Car vous le savez, « seul ce qu’on mesure s’améliore ».
Démonstration : comment mesurer son temps avec Toggl — et comment en gagner ?
Se créer un compte
Bien sûr, vous devez passer par là avant de commencer. L’inscription est totalement gratuite et ne prend que quelques minutes. Vous entrez un nom d’utilisateur, un mot de passe et le tour est joué.
Créer des catégories et sous-catégories
Bien. Maintenant que vous êtes sur la page d’accueil de Toggl, vous avez devant vous une série de timers. Vous pouvez alors catégoriser les différents contenus, travaux ou tâches.
Par exemple, vous pouvez créer une catégorie « Création de contenu » et, à l’intérieur, créez des sections comme :
- « Création de vidéos » ;
- « Rédaction d’articles » ;
- « Enregistrement de podcast » ;
- Etc.
Autre exemple : vous créez une catégorie « Gestion d’équipe », puis vous divisez dans toutes les sous-catégories qui vous conviennent. Vous avez compris l’idée.
Dernier exemple. Pour l’instant, je fais la promotion de mon journal de productivité, Agir & Réussir. J’ai mis cela dans « Création de produit ». Cela pourrait être placé dans une autre catégorie, par exemple « Marketing ».
Toutefois, personnellement, je préfère considérer les premières semaines de marketing comme de la création de produit. C’est comme un alpiniste. Lorsqu’il est au-dessus de la montagne, c’est bien. Mais il doit encore redescendre. Il n’a fait que la moitié du chemin et pas nécessairement la plus périlleuse. C’est pareil : quand vous avez écrit un livre, c’est bien, mais vous devez encore promouvoir votre manuscrit. Donc les premières semaines sont encore, pour moi, de la production.
Après, je changerai de catégorie et considérerai effectivement que je fais plutôt du marketing. Donc, ce que je veux vous montrer avec ce dernier exemple, c’est de ne pas se couper les cheveux en quatre et de comprendre simplement votre choix de catégorie. Il faut rester raisonnable et ne pas prendre trop de temps non plus à catégoriser les choses.
Pour créer un projet (ou un client, si vous utilisez le logiciel de façon plus traditionnelle), c’est très simple. Vous cliquez à gauche de l’écran et vous créez des catégories et sous-catégories comme vous le souhaitez. C’est vraiment un outil très intuitif.
À partir de là, vous pouvez commencer à vous amuser avec le programme !
Suivre les statistiques et les graphiques de Toggl pour mesurer son temps
Le grand intérêt de Toggl est de vous donner la possibilité de monitorer tout ça grâce à des tableaux et graphiques bien pratiques. En effet, vous allez pouvoir fusionner différentes catégories ou sous-catégories pour voir le temps total passé par :
- Jour ;
- Semaine ;
- Mois ;
- Année.
Après, vous pouvez descendre dans les détails et observer le temps que vous passez, de semaine en semaine ou de mois en mois, pour chaque tâche ou sous-tâche :
- Management ;
- Réponse aux emails ;
- Création d’articles ou de vidéo ;
- Etc.
Par défaut, Toggl va comparer de semaine en semaine votre temps de travail. Il peut aussi vous montrer le pourcentage dédié à chaque tâche au cours d’une journée ou d’une semaine, en un seul coup d’œil, grâce à des graphiques sympas comme des camemberts.
Bien sûr, vous pouvez grouper les choses différemment. Par exemple, vous pourrez aussi regrouper des tâches et les classer en fonction de celles qui vous prennent le plus de temps et celles qui vous prennent le moins de temps.
Établir des rapports et des analyses avec Toggl
Lorsque vous vous baladez de semaine en semaine, vous pouvez voir combien de temps vous travaillez. Pour ma part, j’ai une semaine normale de 20 à 25 h de travail. En regardant chaque semaine l’une après l’autre, vous pouvez analyser et comprendre comment mieux gérer votre temps les semaines suivantes.
Bien sûr, vous pouvez aussi demander à voir les mois et analyser chaque mois, soit séparément, soit en comparaison avec les autres. Vous pouvez aussi voir combien de temps vous avez passé sur une tâche en un mois par exemple.
Exemple d’analyse et recommandation pour gagner du temps en mode 80/20
Dans mon cas, le lancement (d’un livre ou de ma formation Blogueur Po) peut prendre énormément de temps. En juin, je travaille environ 60 à 70 h par semaine pour assurer le lancement de la formation Blogueur Pro. Ce qui est normal, puisque c’est ce qui apporte le plus à l’entreprise.
C’est excellent de pouvoir analyser tout cela, au mois et à l’année. Pourquoi ? Car, grâce à cela, vous pouvez voir les tâches qui vous prennent du temps sans vous rapporter grand-chose et ainsi appliquer le principe 80/20. Ce n’est qu’en mesurant votre temps que vous pourrez améliorer votre gestion quotidienne des tâches.
Une pratique que je vous recommande consiste à regarder chaque mois ce que vous avez fait le mois précédent. De cette façon, vous pouvez voir là où il est possible de vous améliorer.
Une alternative pour monitorer son temps : Rescue Time
Il existe également Rescue Time. Il s’agit d’un outil de mesure du temps qui aide à améliorer la productivité. Il crée notamment des « scores » et empêche les distractions (et la procrastination) en bloquant l’accès aux réseaux sociaux. C’est un logiciel à installer sur votre ordinateur. Il va monitorer toute votre activité automatiquement, en prenant en compte :
- Le type de logiciel que vous ouvrez ;
- Combien de temps vous le gardez ouvert ;
- Les sites web que vous visitez ;
- En bref, tout ce que vous faites sur votre écran !
Cela peut paraître fantastique. Mais soyons honnêtes, personnellement cela me pose un petit problème au niveau de la vie privée, quand même.
Au-delà de ça — et pourtant je l’ai utilisé pendant des années —, je n’ai pas trouvé que Rescue Time était si actionnable que ça. Autrement dit, je ne pouvais pas en tirer autant d’actions que ce que je voulais.
Le problème, c’est qu’il va essayer de catégoriser automatiquement tout ce que vous faites. Mais il le fait plus ou moins bien. Bien sûr, vous pouvez aller changer manuellement les catégories, mais ce n’est pas si évident et intuitif que sur Toggl.
Je préfère donc largement ce dernier logiciel, parce qu’avec lui, c’est moi qui déclenche le chronomètre et je lui dis exactement ce que je fais.
Mesurer son temps grâce à un logiciel simple à utiliser et… gratuit !
Pour rappel, Toggl vous permettra de :
- Mesurer précisément une tâche pour facturer à l’heure ;
- Suivre votre productivité sur la journée, sur la semaine ou le mois ;
- Évaluer le coût des tâches non productives (comptabilité, démarchage, etc.) ;
- Identifier les pertes de temps et les corriger pour améliorer votre productivité ;
- Vous mettre en mode 80/20 dans la gestion de vos tâches.
Tout cela gratuitement. Eh oui, Toggl est entièrement gratuit. Franchement, il existe une version payante, mais il n’y a vraiment pas besoin de la prendre. La version gratuite est suffisamment complète et me suffit amplement.
Seul élément à garder à l’esprit : Toggl est uniquement disponible en anglais. Il vous faudra donc comprendre quelques expressions de la langue de Shakespeare, mais franchement ce n’est pas très compliqué. Même sans avoir beaucoup de vocabulaire, il est tout à fait possible de s’en sortir.
🙏 Bien sûr, n’oubliez pas aussi d’arrêter régulièrement les horloges et de prendre du temps pour vous !
Est-ce que vous aussi, vous utilisez Toggl pour mesurer votre temps ou est-ce que vous utilisez un autre outil ? Dans les deux cas, partagez vos avis en commentaire !