Entre la multiplicité des projets à réaliser, les deadlines serrées et la nécessité de jongler entre vie professionnelle et personnelle, il est facile de se sentir débordé. Pourtant, il existe des techniques de gestion du temps efficaces. Et si on vous disait que la gestion du temps ne se limite pas à organiser des tâches ? Quelles sont les autres astuces que vous pourriez découvrir ?
Arrêtez de gérer le temps, gagnez en énergie
Au lieu de se focaliser uniquement sur la gestion du temps, il est plus pertinent de penser en termes de gestion de l’énergie. Après tout, ce n’est pas seulement le temps dont vous disposez qui compte, mais aussi la qualité de l’attention et de l’énergie que vous pouvez y consacrer.
L’une des erreurs courantes consiste, en effet, à considérer chaque heure de travail comme équivalente en termes de productivité. Or, notre niveau d’énergie fluctue au cours de la journée, et il est crucial de comprendre ces variations pour les utiliser à votre avantage.
Le cycle du sommeil alterne entre des phases qui durent environ 90 minutes. Au cours de celles-ci, notre énergie et notre concentration atteignent un pic avant de redescendre. Connaître votre propre cycle du sommeil (même pour la journée !) vous permettra de planifier les tâches les plus exigeantes sur le plan cognitif pendant ces périodes de haute énergie.
En parallèle, il est essentiel d’écouter votre horloge biologique. Si vous êtes un lève-tôt, structurez votre journée en fonction de ce rythme. À l’inverse, si vous êtes plus productif le soir, ajustez vos horaires en conséquence pour éviter de lutter contre votre nature.
Vous le voyez, ici, la gestion du temps devient gestion de l’énergie : plutôt que d’essayer de remplir chaque heure de tâches indistinctes, concentrez-vous sur l’optimisation de vos périodes de haute énergie et accordez-vous des pauses régulières pour maintenir votre productivité à long terme.
Priorisation paradoxale : moins c’est plus
Dans un monde où tout semble urgent et important, il est facile de se laisser submerger par une to-do list interminable. Pourtant, toutes les tâches ne se valent pas en termes de résultats.
C’est ici que le principe de la priorisation paradoxale entre en jeu :
« En vous concentrant sur moins de tâches, mais en choisissant celles qui ont le plus de poids, vous pouvez accomplir plus. »
C’est la méthode du « moins, mais mieux ». Identifiez les tâches qui ont un véritable impact sur vos objectifs à long terme et à éliminer ou déléguer le reste. Ainsi, au lieu de passer des heures à répondre à chaque e-mail ou à assister à des réunions sans fin, identifiez les tâches qui apportent une réelle valeur ajoutée à votre développement personnel ou professionnel.
C’est notamment ici que la règle des 80/20, ou principe de Pareto, se révèle vraiment utile. Appliqué à la gestion du temps, ce principe stipule que vous devez identifier ces 20 % de tâches qui ont le plus grand impact sur votre succès et vous concentrer principalement sur elles.
Cela implique également d’être capable de dire non. En tant qu’entrepreneur, notamment, il peut être tentant de dire oui à chaque opportunité qui se présente, de peur de manquer quelque chose d’important. Cependant, apprendre à refuser les tâches ou projets qui ne s’alignent pas avec vos objectifs stratégiques vous permet de libérer du temps et de l’énergie pour ce qui compte vraiment.
Temps vs Valeur : investir son temps comme un capital
Voici quelques conseils spécifiques pour les freelances et entrepreneurs.
Le temps est une ressource précieuse qui doit être gérée avec autant de soin qu’un investissement financier. Plutôt que de simplement compter les heures de travail, il est essentiel de réfléchir à la valeur que chaque heure peut générer. Penser en termes de retour sur investissement (ROI) pour chaque tâche vous permet de maximiser l’impact de votre temps.
Tout d’abord, identifiez les activités qui apportent le plus de valeur à votre business (voir la section précédente). Par exemple, certaines tâches comme le développement de nouvelles offres, la création de contenu de haute qualité ou l’établissement de relations stratégiques peuvent générer un retour sur investissement beaucoup plus élevé que des tâches administratives répétitives.
Ensuite, repensez votre système de facturation. Malheureusement, beaucoup de freelances facturent encore à l’heure, ce qui limite souvent leur croissance. Passez à un modèle basé sur la valeur, où vous facturerez en fonction des résultats ou de la valeur que vous apportez à vos clients. Vous savez que ce projet est capital pour votre client ? Facturez-le selon ce degré d’importance.
Pensez également à la valeur des activités non facturables. Investir du temps dans votre développement personnel, la formation continue ou le réseautage peut ne pas apporter de revenus immédiats. Pourtant, ces activités peuvent vous aider à croître économiquement. Elles sont donc à considérer comme un investissement qui portera des fruits tôt ou tard (à condition de bien les choisir).
Bref, traitez votre temps comme un capital à investir judicieusement. Cette approche vous aidera à travailler non seulement plus efficacement, mais aussi de manière plus stratégique, en alignant chaque heure de travail sur vos objectifs à long terme !
Les micro-habitudes : maximiser l’impact avec un minimum de temps
Adopter des micro-habitudes est une autre méthode puissante pour accomplir de grandes choses en investissant seulement quelques minutes par jour. Plutôt que de se concentrer sur des changements massifs qui peuvent être intimidants et difficiles à maintenir, les micro-habitudes vous permettent de progresser régulièrement vers vos objectifs sans effort excessif.
Les micro-habitudes sont de petites actions que vous pouvez intégrer facilement dans votre routine quotidienne. Par exemple, si vous souhaitez améliorer vos compétences en rédaction, vous pourriez vous fixer l’objectif d’écrire 100 mots chaque matin. Bien que cela puisse sembler insignifiant, ces 100 mots quotidiens peuvent s’accumuler pour devenir un livre complet ou une série d’articles de blog en quelques mois.
Le principe des 5 minutes est un autre outil efficace pour surmonter la procrastination. Si une tâche vous semble trop lourde ou que vous avez du mal à commencer, engagez-vous à y consacrer seulement cinq minutes. Souvent, le plus difficile est de démarrer ; une fois lancé, vous constaterez que vous êtes plus enclin à continuer au-delà de ces cinq minutes. Même si vous ne dépassez pas ce laps de temps, vous aurez au moins avancé sur la tâche. Résultat ? Moins de stress lié à l’accumulation des tâches non accomplies !
Vous le verrez, toutes ces micro-habitudes créent une dynamique positive et ce qu’on appelle « l’effet boule de neige » ou effet cumulatif. Chaque petite victoire renforce votre motivation et votre confiance. Vous vous sentez davantage capable d’atteindre vos objectifs.
Consacrez par exemple quelques minutes par jour à l’organisation de votre journée. Vous constaterez rapidement que votre productivité globale s’améliore. De quoi vous donner envie de maintenir et de faire évoluer positivement ces habitudes…
Automatiser et déléguer : libérez du temps pour ce qui compte vraiment
Autre conseil en direction, principalement, des freelances et entrepreneurs, mais pas seulement ! Votre capacité à automatiser et à déléguer certaines tâches est essentielle pour libérer du temps précieux, que vous pourrez ensuite investir dans des activités à plus forte valeur ajoutée (voir la deuxième section de cet article). Comment ?
L’automatisation intelligente
De nombreux outils numériques permettent aujourd’hui d’automatiser des aspects clés de votre activité professionnelle. Par exemple, vous pouvez utiliser des logiciels de gestion de projets pour automatiser l’envoi de rappels, la facturation ou le suivi des heures travaillées. Des outils tels que Zapier ou Make peuvent connecter différentes applications entre elles pour automatiser des workflows complexes sans que vous ayez à intervenir manuellement.
Autre cas : la gestion des emails. Plutôt que de passer des heures chaque semaine à trier et répondre à vos messages, vous pouvez mettre en place des filtres, des réponses automatiques pour planifier des envois d’emails et gagner du temps au quotidien.
Savoir déléguer en freelance
Les freelances et autres infopreneurs ont souvent peur de perdre le contrôle de leurs activités. Pourtant, déléguer est une compétence cruciale pour grandir en tant qu’entrepreneur. Il est important de reconnaître que votre temps est limité et que vous ne pouvez pas tout faire seul sans risquer l’épuisement.
Quelles sont les tâches que vous pouvez déléguer ? Par exemple :
- La comptabilité ;
- La gestion administrative ;
- L’écriture ou la relecture de vos articles de blog ;
- Certains aspects de votre travail si vous êtes en période de forte demande ;
- Etc.
À vous de voir quelles sont les tâches à forte valeur ajoutée que vous voulez conserver pour vous-même ! C’est justement là où vous pourrez exercer au mieux vos compétences et talents…
Focus sur votre zone de génie
Votre zone de génie est l’endroit où vous excellez le plus, où vos compétences uniques et vos passions se rencontrent pour produire un travail de la plus haute qualité. En automatisant et en déléguant tout ce qui n’appartient pas à cette zone, vous maximisez non seulement votre productivité, mais aussi votre satisfaction personnelle et professionnelle.
Prenons un exemple. Vous êtes un designer web talentueux et vous aimez ça ? Déléguez un maximum de tâches qui ne s’y rapportent pas et libérez-vous du temps pour vous concentrer sur le développement de :
- Vos projets de design web ;
- Vos compétences.
Dans mon livre Tout le monde n’a pas eu la chance de rater ses études, j’explore les meilleures façons de gérer son temps et de développer son activité professionnelle en dehors des cadres établis par l’école et le salariat — parfait si vous avez envie de progresser en vous focalisant sur votre zone de génie !
Vers une gestion du temps équilibrée et épanouissante
Finalement, la clé de la gestion du temps est de trouver un équilibre qui vous permet de rester productif sans sacrifier votre bien-être. En appliquant les stratégies proposées dans cet article et dans cette vidéo (ci-dessous ⬇️), vous pourrez non seulement améliorer votre gestion du temps, mais aussi construire une carrière épanouissante, durable et alignée avec vos valeurs et objectifs personnels.