Comment pouvez-vous étendre le temps et avoir des journées de 50 heures ? Bien sûr. c’est impossible. Mais ce que vous pouvez faire en revanche, c’est en faire plus en moins de temps. Il existe de nombreuses techniques pour cela. Dans cet article, nous allons nous intéresser à 3 principes de bases ainsi qu’à 7 hacks de la vie quotidienne qui permettent de booster son énergie et améliorer sa productivité. Prêt ? C’est parti !
3 principes de base pour en faire plus en moins de temps
1. Savoir ce que vous voulez et établir des objectifs SMART
Sans savoir ce que vous voulez, vous n’irez pas très loin. Il n’y a pas de vents favorables qui vous emmèneront dans une destination de rêve par hasard. Vous devez être au gouvernail et avoir l’île paradisiaque en vue.
Donc, la première chose à faire consiste à vous demander ce que vous souhaitez pour vous-même ou pour votre business. C’est ce que je propose notamment dans mon carnet de productivité Agir & Réussir.
Il y a une étude qui a été réalisée sur le pourcentage de gens qui sont capables de tenir leur bonne résolution de début d’année. D’après vous, quel est-il ?
Est-ce que vous penchez pour la moitié, soit 50 % ? Ou plutôt 30% ?
Eh bien non, c’est encore moins puisque, selon cette investigation, ce sont 88 % des personnes interrogées qui admettent être incapables de tenir leur bonne résolution de début d’année. Donc, seulement 12 % des gens – si l’on en croit ce sondage – sont à même de s’y tenir.
Vous pourrez me dire, fataliste : “Oui, mais si je suis dans les 80 %, alors cela ne sert pas à grand-chose que je me donne des objectifs”.
Mais vous auriez tort d’en rester là. Selon d’autres études, se donner des objectifs augmente vraiment les chances de succès. Selon la même étude, vous avez près de 25 % de chances en plus de tenir votre bonne résolution si vous transformez votre but en un objectif précis.
Il est également très bénéfique de partager ses objectifs et de demander du soutien autour de soi. Cela permet de créer une légère pression sociale, positive, qui vous aidera à atteindre votre but.
Donc, premier élément à retenir : pour jeter les fondations d’un vrai changement, il est nécessaire d’établir des objectifs précis. Connaissez-vous les objectifs SMART ? C’est un développement de cette idée. Vos objectifs doivent être :
- Spécifiques ;
- Mesurables ;
- Atteignables ;
- Réalistes ;
- Temporellement définis.
Ne laissez pas de côté cette étape fondatrice, parce que vous risqueriez de passer des mois, voire des années à grimper sur une échelle pour aller dans un jardin que vous n’aimez pas. Assurez-vous donc de placer l’échelle au bon endroit.
De cette façon, vous saurez où vous allez, vous deviendrez bon dans quelque chose qui a de l’importance pour vous et qui vous remplira de l’intérieur.
2. Faire du sport pour être plus productif
Cela vous paraît être un conseil évident, quelque chose que votre maman aurait pu vous dire ? Peut-être que oui. Mais cela signifie avant tout qu’elle n’avait pas tort ! Et puis surtout, c’est un point qui a été suffisamment prouvé par de nombreuses recherches scientifiques.
Le sport est non seulement éminemment bénéfique pour la santé, mais il a aussi d’immenses avantages au niveau du bien-être, de la concentration et des performances intellectuelles.
Si vous ne faites pas de sport, vous aurez sans cesse l’impression de vous battre contre le vent, alors que si vous en faites, ce sera l’inverse : le vent gonflera vos voiles et vous poussera au-delà de vos limites actuelles. C’est donc un gain en productivité essentiel.
Pour ma part, j’essaie d’aller à la salle au moins deux à trois fois par semaine. Je fais du wake surf et du yoga toutes les semaines.
3. Avoir un système de productivité pour travailler plus et mieux
Vous devez vous munir d’une méthode éprouvée, qui a fait le succès de personnes ayant plus d’expérience que vous et qui ont pensé à cela. L’une des plus célèbres est Getting things done (GTD) ou S’organiser pour réussir en français. C’est l’une des plus anciennes et des plus connues.
Honnêtement, je la trouve un peu difficile à appréhender et je ne connais personne qui l’applique à 100 %. Mais cela peut être une bonne première lecture. Il y a des tas de bonnes règles et de bons tuyaux dans ce livre.
Vous avez aussi Zen to done de Léo Babauta, qui est justement une simplification de GTD et que vous pouvez trouver gratuitement en anglais sur le Web. Et vous avez aussi Master your Workday Now de Michael Linenberg.
Le plus important n’est pas de lire, bien sûr, mais d’appliquer. Vous pouvez pour cela utiliser un logiciel de gestion des tâches. Personnellement, j’utilise Habitica. Cette application joue sur le principe de la gamification. Vous pouvez avoir une liste d’habitudes à réaliser tous les jours, une liste d’objectifs à atteindre dans le mois, etc.
Il y a plein d’autres logiciels de gestion des tâches. Et j’emploie également un logiciel de mesure du temps qui se nomme Toggl. C’est très pratique pour savoir exactement comment vous dépensez votre temps et comment mieux le répartir.
Car vous le savez sans doute (si vous me lisez souvent) : seul ce que vous mesurez peut s’améliorer.
Les hacks pour en faire plus en moins de temps
1 – La règle des deux minutes
Cette règle vise à ne pas surcharger votre système de productivité. Si vous avez une tâche que vous pouvez effectuer en 2 minutes ou moins, vous n’avez pas besoin de la mettre dans votre logiciel ou de calculer le temps pris pour la faire. Cela vous prendrait plus de temps de l’intégrer, de la voir et de l’enlever !
Donc, pour ces petites tâches (comme répondre à un mail, par exemple), prenez l’habitude de le faire tout de suite.
2 – Regrouper les tâches similaires ensemble
Nous avons besoin d’un temps d’échauffement dans tout ce que nous faisons. Notre cerveau “s’allume” doucement et commence à être vraiment productif au bout de quelques minutes seulement.
Si vous réalisez plusieurs tâches de nature très différente en peu de temps, vous ne permettez pas à votre cerveau de se focaliser et vous allez perdre du temps à vous “remettre au travail” à chaque fois.
Vous pouvez par exemple vous donner deux moments dans la journée au cours desquels vous irez vérifier vos emails tous ensemble et où vous prendrez le temps d’y répondre.
3 – Éloignez-vous au maximum des sources d’interruption
Il y a des études qui montrent que nous avons besoin de 64 secondes en moyenne pour nous remettre au travail après une tâche interrompue.
Il est assez simple de faire le calcul : si vous travaillez une heure sur quelque chose et que vous recevez trois appels de 3 minutes, vous aurez besoin de 3 minutes supplémentaires minimum pour vous concentrer sur votre tâche, soit entre 12 et 15 minutes perdues au bas mot.
Pour les portables, une solution : désactiver les notifications, voire mettre son mobile en silencieux. Comme je l’ai signalé dans le point précédent, choisissez aussi consciemment le moment opportun où vous irez consulter vos messages.
Pensez également à la chose suivante : avez-vous vraiment besoin, pour votre business, que les gens vous appellent constamment ? Dans mon cas, je travaille avec près de 30 personnes et je n’ai donné mon numéro de téléphone à personne dans mon équipe, sauf à mon bras droit. Mais elle ne m’appelle presque jamais !
4 – Éliminer les tâches inutiles
Posez-vous régulièrement les questions suivantes :
- Pourquoi je fais cela ?
- Est-ce véritablement utile pour mon business ?
- Est-ce que je pourrais l’éliminer ou le déléguer, ou encore l’automatiser grâce à un logiciel ?
Aujourd’hui, nous disposons de logiciels de plus en plus incroyables qui permettent d’automatiser énormément de choses, que ce soit partiellement ou totalement. Or, il est facile de tomber dans des habitudes de travail pendant des années et de ne pas vouloir ou savoir comment en sortir, alors qu’il existe des alternatives bien plus économiques en temps et en argent.
Donc, interrogez-vous régulièrement et restez à l’affût des innovations qui pourraient vous servir.
5 – Remplacer une mauvaise habitude par une bonne
Trouvez une habitude qui vous fait perdre du temps sans vous faire gagner grand-chose et remplacez-la par quelque chose de plus positif.
Si vous passez deux heures par jour à regarder une série télévisée, c’est bien. Vous pouvez vous détendre. Mais peut-être que vous plonger dans un livre pratique sera plus intéressant. Ou peut-être travailler une heure sur votre projet de création de business web.
Peut-être pas l’entièreté, mais au moins une demi-heure par jour. Sur le long terme, vous en verrez les fruits et vous serez plus satisfait que si vous succombez au binge watching sur Netflix.
Faites le calcul : une demi-heure par jour, c’est presque l’équivalent de 4 semaines de 35 heures de travail par an, soit environ un mois de productivité gagné sur votre année.
Ensuite, vous pouvez également vous inspirer de la loi de Pareto, aussi nommée principe 80/20, qui vous aidera à repérer les éléments de votre business ou de votre vie sur lesquels capitaliser et lesquels vous pouvez laisser tomber.
6 – Organiser ses pauses avec Pomodoro
Ce mot veut dire “tomate” en italien. En fait, il s’agit d’utiliser un minuteur (les minuteurs ont souvent la forme de tomates en Italie) pour faire 25 minutes de travail ininterrompu. Vous avez plusieurs manières de vous organiser avec cela.
La méthode standard, c’est de réaliser deux pomodoros consécutifs.
- 1 pomodoro de 25 minutes ;
- Une petite pause de 5 minutes ;
- 1 autre pomodoro de 25 minutes ;
- Une nouvelle pause de 5 minutes.
Cela vous fait une heure de travail avec 10 minutes de pause. Tous les 4 pomodoros, vous faites une pause d’une demi-heure. Cela devrait vous permettre d’être vraiment focalisé sur ce que vous faites tout en vous obligeant à prendre des pauses régulières.
Il a été démontré scientifiquement que prendre des pauses régulièrement est essentiel à la productivité.
7 – Aller plus loin avec mon journal de productivité
Vous pouvez vous procurer mon journal de productivité Agir & Réussir dans toutes les bonnes librairies et sur Internet. Rappelez-vous : le plus important est de transformer les principes et les hacks en action et de ne pas en rester au stade de la connaissance.
Soyez de ceux et celles qui agissent et décident de leurs actions !
Vous en voulez plus ? Lisez aussi cet article pour développer et booster votre productivité au quotidien.