Comment devenir plus productif ? Comment accomplir plus en moins de temps, comment rester focalisé sur ce que je fais et ne pas trop céder aux distractions ?

Je suis prêt à parier que vous vous êtes déjà posé l’une de ces questions (ou toutes !) 🙂

Mais connaissons-nous réellement la signification de la productivité ? Être productif, c’est surtout être consistant et efficace sur les missions qui sont vraiment importantes, en se focalisant sur les tâches les plus importantes.

Nous allons voir ensemble dans cet article, comment identifier les missions importantes et quelles sont les techniques et bonnes habitudes à mettre en place pour être plus productif au quotidien.

Utilisez la méthode GTD

Chaque jour, nous avons une multitude de tâches à accomplir. De la plus insignifiante à la plus importante, elles gravitent toutes dans notre cerveau. Penser à envoyer un mail, appeler la banque, finir la rédaction de ce rapport… Elles forment un amas qui brouille l’esprit et empiète sur notre efficacité.

Comment se libérer de cette source de stress ? La méthode GTD est parfaite pour :

  1. Identifier les engagements pris avec nous-mêmes ou des personnes tiers
  2. Déterminer comment les honorer
  3. Une fois que les actions à prendre sont déterminées, les recenser dans des pense-bêtes pour se rappeler d’accomplir la bonne action au bon moment.

Cette méthode a été développée par David Allen et permet de collecter, organiser et traiter efficacement tous nos engagements. Que ceux-ci soient professionnels ou personnels.

Pour la comprendre, le plus simple est de se la représenter sous forme de schéma. En suivant cette méthode de manière stricte pour chacune des tâches qui gravitent dans votre esprit, vous réussirez à vous organiser à enlever le stress lié à leur réalisation.

la methode GTD devenir productif

Ainsi, vous saurez si un élément doit être :

  • éliminé
  • mis en attente pour plus tard
  • transféré dans un dossier de référence
  • fait immédiatement
  • effectué par quelqu’un d’autre que vous
  • ajouté à vos actions à venir
  • transféré dans votre calendrier

Vous souhaitez en savoir plus sur le concept GTD et savoir comment devenir plus productif grâce à cette méthode ? Je l’explique en détail dans cet article intitulé « S’organiser pour réussir, la méthode GTD ».

Utilisez les bons outils

Savoir s’organiser et devenir plus efficace, c’est aussi savoir choisir les bons outils.

L’agenda

Qu’il soit sur papier ou numérique, il est parfait pour vous si vous avez seulement besoin de noter vos rendez-vous et quelques tâches importantes. Cependant, il ne se suffira pas à lui-même pour noter vos To-do lists et organiser vos journées entières.

Le principe est de pouvoir écrire noir sur blanc les choses que vous avez peur d’oublier ou qui vous encombrent lorsqu’elles sont stockées uniquement dans votre cerveau.

Néanmoins, l’agenda numérique, comme Google Agenda, présente plusieurs avantages :

  • La possibilité de planifier des rappels via des notifications ou des mails
  • L’intégration d’informations importantes telles que le lien vers la salle de conférence Zoom ou encore l’adresse du lieu de rendez-vous, etc.
  • La programmation de RDV directement depuis votre boîte mail, grâce aux connexions entre votre agenda et votre boîte mail.

Le bullet journal

Plus qu’un outil de planification de tâche, il peut faire office de journal intime, de traqueur d’habitudes, d’agenda et bien d’autres fonctions encore ! Tout dépend de ce que vous en faites. Si vous avez une âme d’artiste, vous pourriez avoir envie de vous servir de certaines des pages pour vous exprimer. Au contraire si votre crédo réside dans le minimalisme et l’efficacité, le bullet journal s’adapte également. Vous pouvez littéralement laisser libre cours à votre imagination.

Rappelez-vous seulement que c’est un des rares outils où vous pouvez combiner tous les aspects de votre vie au même endroit, personnels comme professionnels. Voyez plutôt, vous pourriez créer toutes ces sections dans un seul et même journal :

  • Un calendrier mensuel
  • Une liste des missions/tâches importantes du mois
  • Un graphique d’évolution de votre chiffre d’affaires
  • Un suivi de vos habitudes
  • Un prévisionnel pour vos budgets pro et perso
  • Un journal de gratitudes
  • Etc.

Et il se trouve que j’ai créé un tel journal, appelé “Agir et Réussir“. Vous pouvez le commander à la FNAC ou sur Amazon, mais afin de soutenir les libraires locaux, si vous l’achetez dans une librairie physique (même une FNAC ou un Cultura), alors je vous offre une formation vidéo complémentaire. Pour la recevoir, il vous suffit de nous envoyer par email une photo de votre ticket de caisse, à messages [la super arobase] olivier-roland.com

Les applications d’organisation

Comme nous l’avons vu, notre cerveau n’est pas fait pour emmagasiner toutes ces informations. C’est pourquoi l’utilisation d’une application peut être utile si vous êtes plutôt porté sur les outils digitaux. En voici quelques-unes que vous pourriez tester avant de les adopter :

  • Trello : l’une des applications les plus plébiscitées dans l’univers des gestionnaires de tâches. Elle est pratique pour avoir une vue d’ensemble, travailler sur plusieurs projets à la fois et en équipe notamment.
  • Notion : pour les créatifs et tous ceux qui aiment personnaliser leur gestionnaire de tâches dans les moindres détails. C’est une des applications les plus adaptables que vous trouverez. Il ressemble un peu à un bullet journal numérisé.
  • Asana : un gestionnaire de tâche très adapté aux projets collaboratifs.

Il existe une multitude de logiciels de gestion de tâches. Beaucoup d’entre eux proposent des tutoriels pour savoir comment devenir plus productif.

À vous de voir quel type d’outil vous correspond le plus. Gardez en tête que l’objectif reste de gagner du temps, même si cela veut dire en “perdre” un peu au début lors de la prise en main du logiciel, du carnet de notes ou autre.

Évitez-le multitâches

En faisant plusieurs choses à la fois, nous avons l’impression de gagner du temps, mais c’est tout le contraire qui se produit ! Le multitâches nous fait en réalité perdre du temps.

Une étude de l’Institut National de la Santé et de la Recherche Médicale démontre que nous faisons 3 fois plus d’erreurs en exécutant plusieurs tâches à la fois plutôt qu’une seule. Ce qui veut dire que nous perdons aussi du temps à corriger nos erreurs.

Une autre étude du Journal of Experimental Psychology apporte une confirmation supplémentaire concernant ces recherches, en affirmant que le multitâches nous fait perdre 40% de notre temps de production.

Ce temps nous le perdons à chaque fois que nous devons nous reconcentrer sur une tâche différente et que nous passons d’une tâche à une autre.

Nous avons donc tout intérêt à nous concentrer sur une seule chose à la fois pour éviter les erreurs et gagner du temps.

Faites du batching

Le batching est en vogue et pour cause. Il y a longtemps que l’homme a prouvé qu’effectuer des tâches à la chaîne était plus productif (le fordisme). Aujourd’hui appelé le batching, le concept est très prisé notamment dans la nutrition.

Prenons une image pour définir le propos : est-ce qu’il vous viendrait à l’esprit de faire une machine à chaque fois que vous avez un tee-shirt sale ? Votre réponse est sûrement non. Généralement, vous attendez de pouvoir remplir entièrement le tambour de votre machine pour lancer un cycle. Eh bien, c’est cela que nous appelons le batching.

Il consiste à regrouper plusieurs tâches du même ordre afin de les traiter toutes en même temps. Vous gagnez du temps, car :

  • Vous n’avez pas à vous reconcentrer sur une tâche
  • Vous optimisez vos gestes et actions en effectuant tout d’un seul coup plutôt que de les répéter.

Comment l’appliquer dans le cadre professionnel ? Par exemple, au lieu de traiter vos mails quelques minutes pars-ci, pars-là, batchez-les en prenant 1h en début et/ou en fin de journée pour les traiter tous d’un coup. Si vous avez une entreprise asynchrone, ça sera d’autant plus facile de ne pas les traiter en simultané.

Vous pouvez aussi batcher la création de vos publications pour les réseaux sociaux. Prenez par exemple une demi-journée par semaine pour créer le planning de publications hebdomadaire. De cette façon, vous gagnerez du temps.

Gardez un espace de travail ordonné et sain

devenir plus productif

Créez un espace “zen”

Pour devenir plus productif, il est important de travailler dans un environnement favorable à la concentration. Ce n’est pas un hasard si les photos de set-up de bureau sont très populaires sur Pinterest ! C’est parce que nous savons tous qu’il est important de se sentir bien dans notre environnement de travail.

Afin de créer une harmonie productive, votre bureau doit être bien rangé et faciliter votre organisation.

Ordonner les choses de telle manière à ce qu’elles soient facilement accessibles. Veillez tout de même à ne pas trop l’encombrer avec des outils inutiles dont vous ne vous servez pas tous les jours. Votre agenda, votre casque Bluetooth, un ou deux stylos, votre souris… Soyez minimaliste, se sera ainsi facile de garder votre bureau bien rangé.

Vous devez pouvoir trouver vos outils et vos dossiers facilement. Ainsi, vous ne perdrez pas de temps à les chercher et serez plus efficace au quotidien. Cela vaut également pour votre bureau virtuel sur votre ordinateur.

Rangez votre bureau virtuel comme votre bureau physique

De la même manière que votre bureau physique :

  • Rangez vos dossiers là où vous pourrez facilement les retrouver
  • Créez des raccourcis lorsque c’est nécessaire
  • Ne laissez pas traîner les captures écrans et autres “fichier poubelle”
  • Nettoyez régulièrement votre corbeille et votre dossier de téléchargement.

Pensez également à votre santé. Vous allez passer des heures devant votre bureau. De longues heures assises sur une chaise qui n’est pas adéquate peut provoquer de graves lésions au niveau de votre colonne vertébrale, par exemple.

Des gestes simples peuvent être adoptés pour parer à ce type de problème :

  1. Restez bien assis dans votre chaise, le dos plaqué au dossier.
  2. Ajuster sa hauteur de façon à ce que vous puissiez poser vos pieds à plat sur le sol.

Vous pouvez également utiliser un “standing desk” ajustable, pour pouvoir travailler à la fois debout et assis. En effet, cela permet de varier votre position tout au long de la journée.

Réglez votre écran afin qu’il soit à la même hauteur que votre regard. Cela vous évitera de devoir pencher la tête toute la journée. Si vous observez des troubles de fatigues oculaires ou des difficultés à vous endormir, cela peut provenir de la lumière bleue qui émane de vos écrans. Dans ce cas, vous pouvez porter des lunettes qui bloquent les rayons bleus et protègent vos yeux.

En suivant ces quelques conseils, vous serez moins exposé aux divers troubles de santé et vous serez dans de meilleures conditions pour rester productif.

Ne cherchez pas la perfection

Les perfectionnistes qui lisent ces lignes grincent déjà des dents… Pourtant, le perfectionnisme engendre deux obstacles majeurs qui vous empêchent de devenir plus productif :

  1. Vous perdez du temps

Lorsque vous recherchez la perfection, vous allez passer du temps sur des détails insignifiants alors que vous pourriez l’utiliser pour des tâches réellement importantes. Vous allez changer plusieurs fois la couleur de ce visuel que vous êtes en train de créer pour vos réseaux sociaux, essayer plusieurs tailles de logo pour la page d’accueil de votre site, et j’en passe !

  1. Vous créez des blocages

En voulant atteindre la perfection, vous mettez la barre trop haut. Cela crée des blocages au quotidien et pousse à la procrastination. Vous redoutez de démarrer un projet, de peur de ne pas être à la hauteur. Si vous procrastinez, vous culpabilisez et vous entrez alors dans une spirale qui va vous faire perdre du temps et la confiance que vous avez en vous et en vos capacités.

Pensez vos journées sous forme de thématique

Comme Jack Dorsey, le PDG de Twitter et Square, organisez vos journées de la semaine par thématique. C’est-à-dire que vous pouvez allouer un ou plusieurs jours de la semaine à un projet spécifique. Ainsi, toute votre concentration sera portée sur une chose et vous n’aurez pas besoin de “switcher” entre diverses tâches.

Voici comment Jack Dorsey décrit ses journées :

“Le lundi, pour les 2 entreprises, je me concentre sur le management et la gestion. Le mardi, je me concentre sur le produit. Mercredi, je me concentre sur le marketing, la communication et la croissance. Le jeudi ,sur les développeurs et partenariats. Le vendredi sur l’entreprise, la culture et le recrutement. Samedi, je prends un jour de congé, je pars en randonnée. Dimanche est dédié à la réflexion, aux retours, à la stratégie et à se préparer pour la semaine qui vient.”

Vous pouvez également créer des NID (No Interruption Days) dans votre planning hebdomadaire. Il s’agit de journées complètes sans interruption extérieure, comme : les appels téléphoniques, les mails, les réunions ou toutes autres notifications ou distractions. Ainsi, aucun élément extérieur ne pourra vous interrompre et vous pourrez vous consacrer pleinement à votre projet du jour.

En programmant ce type de planning, vous créez un rythme et une structure qui permet d’être plus productif.

Apprenez à connaître votre rythme naturel

Si vous travaillez à votre compte depuis quelque temps, alors vous devez déjà avoir une idée des moments de la journée où vous êtes le plus en forme. C’est un aspect de la vie que l’on est enclin à observer (et à modifier) lorsqu’on a la liberté de programmer son emploi du temps comme on l’entend.

Vous n’êtes pas du matin ? Vous vous rendez compte que vous êtes beaucoup plus productif de 16h à 19h ? Afin de déterminer clairement votre chronotype faites le test. Une fois que vous connaîtrez précisément votre rythme naturel, adaptez vos journées de travail à celui-ci.

Testez la méditation

La méditation peut booster de manière incroyable votre concentration et donc vous aider à devenir plus productif. Je vous en ai déjà parlé dans cette vidéo :

Il se trouve que beaucoup d’entreprises du secteur du numérique ont compris la puissance de la méditation. Des firmes telles que Apple, Google ou encore AOL, ont non seulement installé des salles de méditation pour leurs employés, mais ils offrent également des cours de méditation.

Il existe de nombreuses techniques de méditation, mais la plus utilisée lorsque vous débutez est la concentration sur votre respiration. Elle est très simple, car elle consiste à observer votre respiration naturelle pendant plusieurs minutes. Tout l’exercice de concentration intervient lorsque votre esprit commence à papillonner vers d’autres pensées. Tout ce que vous avez à faire alors est de le ramener doucement, mais sûrement vers l’observation de votre respiration.

Pour vous exercer à la méditation, vous pouvez utiliser une application telle que CalmHeadspace ou encore Petit Bambou.

Vous connaissez à présent 9 méthodes qui vous permettront de devenir plus productif, mais à une condition : les appliquer correctement et y mettre une réelle intention. Les choses ne changeront pas sans avoir recours à votre volonté et motivation. Avant tout, soyez indulgent avec vous-même et tentez de comprendre votre fonctionnement naturel.