Pour faire évoluer son entreprise, nous sommes tous, à un moment ou à un autre, obligés de déléguer. La délégation est un outil de management qui permet aux entrepreneurs de gagner en productivité et ainsi, faire passer leur business au niveau supérieur. Cependant, pour déléguer efficacement, il faut les bonnes méthodes. Ça tombe bien, car dans cet article, je vous propose de découvrir les 8 étapes incontournables. Elles vous permettront de mieux comprendre le processus de délégation.
Étape N°1 – Se préparer en amont pour déléguer efficacement
Avant de commencer, vous devez avant tout être convaincu de tous les bienfaits de la délégation. Si vous ne l’avez jamais fait, il est tout à fait normal de prendre peur et d’avoir quelques doutes. Mais je peux vous le dire : vous allez en tirer de nombreux avantages.
Je ne souhaite pas en faire une généralité, mais la plupart du temps, beaucoup ont du mal à déléguer efficacement, car ils ont des réserves sur cette dynamique. Et même s’ils décident de passer à l’action, ils le font plus par contrainte que par conviction. Ce qui n’est pas un très bon point de départ.
Pourtant, les bonnes raisons de déléguer sont multiples, vous pourrez :
- Vous concentrer sur le cœur de votre activité ;
- Mieux vous organiser ;
- Gagner en temps et en productivité, etc.
Étape N°2 – Analyser les missions et avoir une vision claire de ses objectifs pour réussir sa délégation
La plupart du temps, nous décidons de déléguer, car nous sommes submergés de travail. Le volume devient trop important et nous n’avons plus d’autres solutions que de faire appel à un collaborateur. Cela permet non seulement de se décharger de certaines tâches, mais aussi, de se dégager davantage de temps pour en traiter d’autres.
Alors, si cette idée vous trotte dans la tête depuis un moment, vous vous devez de faire un état des lieux de vos missions (priorité, compétences nécessaires, complexité…).
Une fois que vous avez pris le temps d’analyser tout cela, je vous invite à vous concentrer sur les tâches que vous pouvez gérer seul. Cette méthode toute simple vous permettra d’identifier quelles sont celles que vous pouvez déléguer ou non.
Étape N°3 – Choisir un collaborateur compétent pour bien déléguer
Voilà une étape bien plus difficile qu’il n’y paraît. Alors précédemment, vous avez réussi à mettre le doigt sur les missions que vous pouvez déléguer. C’est une bonne chose de faite, mais maintenant, vous devez trouver les personnes appropriées pour les mener à bien. Ne négligez surtout pas cette étape et prenez le temps qu’il faut pour sélectionner de bons profils.
Le premier défi à relever est de trouver des personnes dotées d’une réelle expertise. Veillez également à ce qu’ils respectent toutes et tous vos valeurs. Ainsi, vous pourrez collaborer ensemble sereinement.
Étape N°4 – Aller plus loin dans l’analyse des missions à déléguer
Certes, vous avez déjà identifié celles que vous souhaitez déléguer. Cependant, je vous invite à aller encore plus loin et à prendre le temps de la réflexion pour définir les deadlines à respecter, les objectifs que vous désirez atteindre, l’ordre de priorité des tâches, etc.
Pour déléguer efficacement, pensez également à confier des tâches à la hauteur du niveau d’expérience de vos collaborateurs. Je ne vous dis pas de leur donner uniquement des missions de ce type, mais après tout, autant exploiter leur plein potentiel. Ce sera bien plus productif !
Étape N°5 – Expliquer la mission à effectuer à son collaborateur
Si vous êtes ici, j’imagine bien que vous souhaitez faire de votre délégation un véritable succès. Pour y parvenir, cette étape est cruciale. En effet, le moment venu, vous devrez expliquer de manière claire et précise ce que vous attendez de votre collaborateur.
Alors, je préfère vous le dire tout de suite : évitez les briefs trop longs et incompréhensibles ! Ce dernier doit être simple, clair et intelligible. Si vous souhaitez en savoir plus, je vous laisse découvrir cette vidéo où je vous dévoile l’ingrédient simple et indispensable pour déléguer efficacement :
Étape N°6 – Prévenir les parties prenantes
Je vous recommande également d’informer les parties prenantes impactées par la mission. Laissez-moi vous donner un petit exemple : imaginons que vous faites appel à un rédacteur web SEO pour augmenter le trafic de votre site web. Dans ce cadre, il serait intéressant de prévenir la responsable de la ligne éditoriale. Vous pouvez même aller plus loin en faisant les présentations et en expliquant les responsabilités de chacun. Cela peut réellement vous permettre de démarrer une délégation sur de bonnes bases.
Étape N°7 – Faire des points régulièrement pour s’assurer de l’avancée d’une mission
Déléguer ne veut pas dire se décharger de tout, bien au contraire. N’hésitez pas à organiser des points réguliers par Skype, WhatsApp ou autres. C’est notamment le cas si vous faites appel à des freelances qui travaillent à distance. Ainsi, vous pourrez vous tenir au courant de l’avancée d’une mission et pourquoi pas, éclaircir certains points.
Par la suite, rien ne vous empêchera d’avoir une confiance aveugle en votre collaborateur. Mais dans un premier temps, je vous conseille d’y aller progressivement, au fur et à mesure.
Étape N°8 – Faire un bilan à la fin d’une mission
Une fois la mission réalisée, n’oubliez pas de débriefer avec votre collaborateur. D’une part, cela permet de s’assurer de la satisfaction de chacun, mais aussi, de préparer la prochaine délégation. Bien entendu, n’hésitez pas à évoquer les points positifs comme les points négatifs. Cela lui permettra de progresser et de saisir davantage vos attentes.
Il est évident que si vous déléguez pour la première fois, tout ne sera pas parfait. Tout le monde fait des erreurs et votre prestataire de service (ou autres) ne dérogera pas à cette règle, c’est une évidence. Quoi qu’il en soit, soyez patient et vous verrez… s’il est compétent, vous ne pourrez plus vous en passer, surtout s’il vous amène des résultats. 😉
Alors, pour déléguer comme il se doit, retenez ces qualités indispensables qui sont :
- L’écoute ;
- La communication ;
- L’organisation ;
- L’anticipation.
Vous connaissez maintenant les 8 étapes qui vous permettront de déléguer efficacement. Je vous laisse me faire part de vos expériences à ce sujet. Avez-vous déjà entamé une collaboration par le passé ? Comment s’est-elle déroulée ? Si vous n’avez pas encore adopté la délégation dans votre business, songez-vous à mettre ça en place ? Et si vous souhaitez aller plus loin, je vous laisse découvrir les 4 premières choses à déléguer en tant qu’entrepreneur.