Vous souhaitez améliorer votre productivité, votre efficacité au quotidien ? Dans cet article, je vous partage une méthode qui a fait ses preuves et qui m’aide également dans ma vie d’entrepreneur. Il s’agit de la méthode Pomodoro. Mais concrètement, en quoi consiste cette technique de productivité ? Comment l’appliquer au quotidien ? C’est justement ce que je vous partage dans ces quelques lignes. Ainsi, vous pourrez gérer votre temps plus efficacement.
La méthode Pomodoro, c’est quoi exactement ?
Pour ceux qui n’ont aucune idée de quoi je parle, commençons par définir ce qu’est cette méthode. En fait, c’est une technique de gestion du temps qui permet d’améliorer sa productivité, en se concentrant davantage sur une tâche. Elle vous permettra de créer un sentiment d’urgence en vous pour accomplir plus rapidement les tâches que vous vous êtes fixées.
Elle a été développée par Francesco Cirillo à la fin des années 1980. D’ailleurs, je vous invite vivement à vous procurer son livre. Depuis sa sortie, il a bien sûr été réédité à plusieurs reprises afin d’apporter les mises à jour nécessaires.
Comment fonctionne la méthode Pomodoro ?
Pour appliquer la méthode Pomodoro, il n’y a rien de bien sorcier :
- Tout d’abord, prenez un minuteur de cuisine (cette méthode s’appelle « Pomodoro », qui signifie « Tomate » en français, car l’auteur a utilisé ce type de minuteur) et vous le réglez sur 25 minutes. Pendant ce laps de temps, vous devez vous concentrer à 100 % sur une tâche ;
- Ensuite, une fois les 25 minutes écoulées, vous faites une petite pause de 3 à 5 minutes ;
- Et enfin, vous refaites un Pomodoro. Au bout de quatre sessions, vous avez le droit à une plus longue pause, soit 30 minutes.
Ce que je vous dis là, c’est vraiment la base de cette technique. C’est pourquoi, je vous recommande de lire le livre, car vous pourrez y trouver plein de conseils pour mettre en place ces stratégies. Mais je souhaitais tout de même vous en partager quelques-unes juste ici.
5 règles à connaître pour bien appliquer la technique Pomodoro
Règle N°1 – Se procurer des feuilles Pomodoros pour plus d’efficacité
Primo, pour appliquer cette méthode avec efficacité, vous devez commencer par vous procurer des feuilles afin de noter les Pomodoros que vous avez accomplis et ceux que vous avez prévus. Pour les trouver, rien de plus simple : rendez-vous sur Google et tapez « feuilles Pomodoro » ou « Pomodoro spreadsheet ». Sinon, sachez que vous pouvez également en trouver sur le site de l’auteur pour quelques euros seulement.
Règle N°2 – Respecter la durée sans s’interrompre ou être interrompu
Dès lors que vous lancez un Pomodoro, vous ne pouvez pas l’interrompre. Il est de votre devoir d’attendre jusqu’à la fin et de laisser sonner le minuteur. De plus, pendant ces 25 minutes, vous allez faire absolument tout ce qui est en votre pouvoir pour ne pas être interrompu. Dans ce cadre, l’auteur distingue les interruptions internes et les interruptions externes. Voyons ça de plus près.
Les interruptions internes
Cela nous arrive à tous et je ne déroge pas à cette règle. Quand nous parlons d’interruptions internes, nous parlons de l’envie irrésistible d’aller prendre des nouvelles de sa grand-mère sur Facebook ou encore de regarder des vidéos de chats sur YouTube. Vous savez, c’est cette tentation qui nous pousse à mettre la tâche en cours de côté pour faire autre chose de plus plaisant, de plus facile.
Heureusement, l’auteur nous propose une solution à cela. Il s’agit de noter sur une feuille à part, toutes les distractions auxquelles nous pouvons succomber. Imaginons que vous souhaitez avoir des nouvelles de votre grand-mère sur Facebook. Eh bien, au lieu d’interrompre immédiatement votre Pomodoro, vous allez tout simplement noter sur votre feuille de distraction « avoir des nouvelles de grand-mère ».
Et sur votre feuille Pomodoro, vous allez faire une petite coche pour dire que vous avez ressenti l’envie de faire une interruption. En appliquant cette méthode, vous ressentirez moins le besoin de faire de l’auto-distraction. Après votre journée de travail, vous pourrez regarder toutes les distractions que vous avez notées et décider, par vous-même, celles qui valent véritablement le coup ou non.
Comme je vous l’ai évoqué, nous ressentons tous des envies quand nous sommes en train de réaliser une tâche. D’ailleurs, celles-ci peuvent nous paraître tellement urgentes qu’il est parfois impossible de résister. Cependant, en prenant du recul (quelques heures suffisent), nous nous rendons bien compte que ces tâches pouvaient attendre un peu. En fait, c’est juste notre cerveau qui essaie de nous créer une illusion afin de nous déconcentrer de la tâche en cours. C’est ce qu’on appelle la procrastination.
Les interruptions externes
Les interruptions externes sont toutes les distractions que vous ne pouvez pas contrôler. Ce peut être :
- quelqu’un qui vous appelle ;
- quelqu’un qui rentre dans votre bureau ;
- ou quelqu’un qui vous pose des questions, etc.
Là, ça va surtout dépendre de votre environnement. Alors, si vous travaillez à la maison, pensez à mettre votre téléphone en mode avion. Vous pouvez également songer à fermer vos e-mails et à couper vos notifications. En fait, vous devez vraiment faire le maximum pour créer un environnement sans interruption.
Pour d’autres, c’est un peu plus compliqué. Par exemple, si vous êtes en open-space, il vous sera très difficile de tout contrôler. Pour garder le contrôle, rien ne vous empêche d’expliquer à vos collègues que vous utilisez la méthode Pomodoro et de leur demander de respecter cela. Clairement, comme l’auteur le dit :
« Il y a très peu de choses dans la vie qui sont urgentes au point que cela ne peut pas attendre la fin d’un Pomodoro ».
Et puis si quelqu’un vous interrompt, n’hésitez pas à lui dire : « Pour le moment, je suis vraiment très concentré sur ce que je fais. Je suis en train de faire un Pomodoro. Je t’expliquerai ce que c’est après. Puis-je revenir vers toi dans une demi-heure ou dans deux heures ? » Dans 99 % des cas, la personne va dire OUI.
Tout comme les interruptions internes, vous allez noter les interruptions externes dans votre feuille de Pomodoro. Par contre, cette fois-ci, mettez bien combien de fois vous avez été interrompu. Si vous vous laissez distraire, que vous vous êtes laissé embarquer par un collègue, voire par des vidéos de chats sur Internet, annulez tout de suite votre Pomodoro. Même s’il ne restait que 2 minutes ou 5 minutes, l’auteur est très clair sur ce point : vous devez recommencer votre Pomodoro de zéro. Et puis comme il nous dit dans son livre : « Ce n’est pas grave, votre prochain Pomodoro sera meilleur. »
Règle N°3 – Ne pas oublier de faire des pauses pour revenir plus productif
Certaines tâches peuvent demander plus de temps que d’autres. Par exemple, si vous devez écrire un article de blog, cela peut vous demander 4, 6, voire 8 Pomodoros. Quoi qu’il en soit, vous devez respecter les temps de pause, c’est impératif. D’ailleurs, la science nous montre qu’elles sont indispensables, car elles nous permettent d’être plus concentrés.
Pendant celles-ci, évitez de faire des choses qui demandent un effort significatif. Le but est vraiment de vous relaxer, de sortir de votre travail et d’en profiter pour vous recharger. Alors respirez, faites de la méditation, allez échanger des blagues avec vos collègues, etc. Certes, rien ne vous empêche de vérifier vos mails pendant une longue pause, mais comme je vous l’ai dit, ce n’est pas le but. Il vaut mieux créer un « Pomodoro communication » pendant lequel vous allez répondre à tous vos messages.
Règle N°4 – Respecter les 25 minutes de la méthode Pomodoro
Si jamais vous avez terminé votre tâche avant la fin du Pomodoro, l’auteur nous recommande de continuer quand même sur la tâche en cours. Ne partez pas ailleurs, car dans un seul Pomodoro, vous devez vous concentrer à fond sur une seule tâche.
Si vous avez terminé avant la fin, n’hésitez donc pas à revenir en arrière pour regarder ce que vous avez fait. Ainsi, vous pourrez apporter des corrections si besoin. Pour tout vous dire, j’étais assez sceptique sur ce conseil, mais en le testant, j’ai trouvé cela très intéressant. Cela m’a permis de peaufiner ma tâche et d’aller parfois beaucoup plus loin que je ne l’aurai pensé.
Règle N°5 – Planifier ses Pomodoros en début de journée
L’auteur recommande également de planifier ses Pomodoros en début de journée. Alors, si vous pouvez planifier 8 Pomodoros dans votre journée, dites-vous : « À quoi vais-je les allouer ? Ok, je vais mettre 4 Pomodoros sur l’écriture de l’article, un autre pour trouver des idées pour mes prochaines vidéos, un autre pour mes e-mails », etc.
En résumé
En suivant ces règles, vous pourrez vous rendre compte de plusieurs choses :
- vous saurez les Pomodoros que vous avez ratés ou réussis ;
- vous saurez combien de fois vous avez été interrompu (distractions internes et/ou externes) ;
- vous aurez une liste de toutes les tentations que vous souhaitez faire dans la journée. À la fin de votre travail, vous pourrez choisir de vous adonner à certaines d’entre elles ou non. Cela vous permettra aussi de choisir plus consciemment vos distractions.
De plus, nous pouvons réellement dire que c’est un super outil d’analyse. Par exemple, si vous avez mis 6 Pomodoros à écrire un article, vous pourrez vous dire : « Ok, je prends peut-être trop de temps. Pour demain, je prévois de réaliser le même travail en seulement 5 Pomodoros et en conservant le même niveau de qualité. »
Bon, vous en savez maintenant davantage au sujet de cette technique de productivité. Il est maintenant temps de passer à l’action ! Je vous propose de la tester pendant 7 jours avant de vous faire un avis définitif. Et pour les plus courageux d’entre vous, allez-y à fond et testez-la pendant 30 jours. Je compte vraiment sur vous pour faire partie de la minorité qui agit et qui ne lit pas des articles de blog seulement pour se donner bonne conscience. Alors, qu’en pensez-vous ? Allez-vous en faire l’expérience ? J’attends avec impatience vos retours à ce sujet. Et si vous souhaitez amener votre vie au niveau supérieur, mon livre « Agir et Réussir » est fait pour vous.