Travailler pour vivre et pas vivre pour travailler. Un adage qui prend tout son sens pour les entrepreneurs. Eh oui, en tant que freelance, en théorie plus nous travaillons plus nous gagnons. Et nous avons tendance — du moins au début — à nous lancer corps et âme dans notre activité. Cela peut rapidement amener à des horaires de travail impossibles à tenir sur la durée. Cependant, il existe une méthode qui permet d’abattre une tout aussi grande masse de travail. Elle permet de gagner du temps, sans oublier la qualité : le batching. Dans cet article, nous allons voir comment gagner en efficacité grâce au batching. Let’s go !
Qu’est-ce que le batching ?
Vous en avez peut-être entendu parler sur les réseaux sociaux et les blogs de productivité dernièrement. C’est un concept qui fait fureur et trouve de plus en plus d’adeptes. Et pour cause, son efficacité est indéniable. Découvrons tout de suite ce qu’est le batching.
Le concept
Pour gagner en efficacité grâce au batching, vous devez effectuer des tâches similaires dans un bloc de temps planifié. Vous évitez ainsi la nécessité de basculer entre les tâches et de perdre en concentration à chaque fois que vous changez de sujet.
Le batching est donc simplement une forme de gestion du temps qui permet à une personne de maximiser sa concentration et de diminuer sa distraction. En conséquence, il augmente votre productivité, votre créativité et votre acuité mentale. Il diminue également la fatigue, la procrastination et le stress.
Le but du batching est de regrouper des tâches similaires qui nécessitent des ressources similaires pour permettre de rationaliser leur exécution.
Nous sommes trop nombreux à passer la journée à laisser les distractions dicter nos activités. Nous sommes dans un état constant de réaction aux besoins ou aux interjections de ces distractions (e-mails, appels téléphoniques, notifications, réunions, etc.). Même si bien intentionnés, nous laissons souvent les priorités des autres remplacer les nôtres.
Combien de fois deviez-vous exécuter des tâches nécessitant du temps et de la concentration, mais un e-mail vous distrait pendant l’exécution ? Travailler dans un état perpétuel de tâches changeantes crée de la fatigue, du stress et une baisse de productivité.
Chaque fois que nous sommes distraits, il faut plusieurs minutes pour retrouver une concentration complète. Le traitement par lots minimise la quantité de distractions qui intervient dans nos vies de plus en plus connectées. Cela nous protège non seulement des distractions des autres, mais aussi de nos distractions auto-infligées.
Le traitement par lots consiste à réserver une quantité de temps intentionnelle pour des tâches intentionnelles et à faire un effort intentionnel. Ainsi, vous ne permettez pas aux distractions ou aux interjections des autres de briser cette concentration. Une fois ce bloc de temps écoulé, vous pouvez prendre une pause planifiée, puis commencer le prochain bloc de temps ciblé. Chaque bloc de temps focalisé est dédié à une tâche ou à un ensemble de tâches similaires.
Un exemple concret
Imaginez que vous être entrepreneur et que vous devez facturer vos clients. À chaque facture vous devez :
- Allumer votre ordinateur : 5 min
- Lancer le programme de comptabilité : 5 min
- Saisir la facture : 2 min
En moyenne vous devez faire 3 factures par semaine.
Si vous faites vos factures séparément vous allez passer 12 min par facture soit sur 1 semaine, 36 min : (5 +5 +2) * 3 factures.
Mais si vous ne le faites qu’une fois par semaine en regroupant l’édition de toutes les factures en une fois. Cela vous prendre 10 min d’installation (5 +5) + 6 min de saisie, soit 16 min. Voilà comment vous pouvez gagner 20 min par semaine.
Cela peut sembler anodin. Mais multipliez cela pour toutes les tâches que vous pourriez regrouper et le temps économisé se comptera en heures.
Vous pouvez gagner en efficacité grâce au batching pour l’exécution de tâches répétitives comme :
- La gestion des emails
- La création de vos to-do lists et la planification
- Les appels téléphoniques
- La création ou l’enregistrement de documents tels que les factures, les opérations bancaires, etc.
- Les réunions
- La veille pour alimenter vos réseaux sociaux
- La création de contenu (articles de blog, publications sur les réseaux, etc.
Le mythe du multitâches
Le cerveau humain aime la structure et les habitudes. Sans elles, nous devenons stressés et fatigués. Il existe un mythe selon lequel celui qui maîtrise la pratique du multitâches est au sommet de son potentiel.
Cela ne pouvait pas être plus éloigné de la vérité.
Au contraire, le multitâches diminue considérablement la productivité et draine la créativité. L’objectif de ce process est de nature réactive. C’est la capacité de s’adapter aux tâches « à la volée » et de changer constamment de concentration d’une tâche à une autre. Cette pratique crée un environnement stressant et instable qui n’est finalement pas durable.
Dans un article pour la Harvard Business Review, Peter Bregman note que notre productivité diminue de 40 % lorsque nous essayons de nous concentrer sur plusieurs choses à la fois. Nous ne serions, en réalité, pas vraiment multitâches. Au lieu de cela, nous passons rapidement d’une tâche à une autre en interrompant notre productivité.
Comment faire du batching ?
La mise en place d’un calendrier de traitement par lots nécessite une planification préalable. Mais, croyez-moi, le jeu en vaut la chandelle !
Maintenant que vous savez pourquoi vous pouvez gagner en efficacité grâce au batching, voyons différents types de traitement par lots.
Il existe plusieurs façons de batcher. Choisissez la méthode qui correspond le mieux à votre personnalité.
Le choix qui vous convient le mieux dépend de la façon dont vous aimez travailler et de l’ampleur des tâches que vous souhaitez accomplir.
1. Des blocs de temps
Travailler avec des blocs de temps est similaire à un emploi du temps scolaire ! Vous n’avez qu’à bloquer quelques heures pour chaque sujet/matière. Et lorsque la cloche sonne, vous changez de tâche après une brève pause. Facile !
Vous pouvez dire — par exemple — que vous allez consacrer les deux premières heures de chaque jour à la création de contenu. Ou vous pouvez consulter vos réseaux sociaux une heure chaque après-midi. Ou vous préférerez peut-être consacrer toute la matinée à une tâche ? À vous de choisir ! Assurez-vous simplement de bloquer vos plages horaires sur votre calendrier.
Cela fonctionne également à merveille avec le sport d’ailleurs. Écrire que vous allez vous entraîner ne vous laissera plus aucune excuse !
2. Journées à thème
Comme vous pouvez l’imaginer, les journées à thème sont des jours où vous ne travaillez que sur une seule tâche. Cela est particulièrement logique lorsque :
- Vous disposez de très peu de temps à consacrer quotidiennement à votre entreprise et vous souhaitez maximiser vos heures de travail.
- La tâche que vous aimeriez accomplir est énorme, vous préférez donc la consacrer une journée entière — et en finir !
Vous pouvez bloquer les lundis à la planification de votre semaine, les mardis à la création de contenu, les mercredis aux réseaux sociaux, etc.
3. Semaines thématiques
Les semaines à thème sont parfaites pour les gros projets.
Disons que vous souhaitez créer un cours en ligne. Selon vous, qu’est-ce qui serait le plus efficace ? Travailler pendant une semaine sans interruption sur le contenu du cours, ou plutôt essayer de trouver du temps chaque jour pour le faire… ? Ne pensez-vous pas que cette dernière option serait le choix parfait pour ne jamais terminer à temps ?
Par exemple :
- Première semaine – Création de contenu pour tout le mois.
- Seconde semaine – Planification des médias sociaux pour tout le mois.
- Troisième et quatrième semaine – Création de contenu de cours !
C’est quelque chose que vous pouvez faire une ou deux fois par an, ou vous pouvez travailler comme ça toute l’année ! Bien sûr, il y aura des jours où vous devrez vous occuper d’autres choses. Mais la seule chose que vous ayez à faire est de bloquer du temps pour ces tâches aussi !
Autres options pour gagner en efficacité grâce au batching
Vous pouvez faire une combinaison de différents types de lots.
Le traitement par lots est aussi flexible que vous en avez besoin. Donc, si vous vous sentez à l’aise avec une seule tâche spécifique, faites-le ! Ou si vous devez bloquer une journée entière par semaine pour laisser libre cours à votre créativité, allez-y ! C’est votre temps et — avec un peu de pratique — vous devez être à même de déterminer ce qui fonctionne le mieux pour vous et votre entreprise !
Exemple 1
Disons que vous créez une vidéo tutoriel de cuisine chaque semaine. Supposons que vous ayez besoin d’une semaine chaque mois pour créer votre tutoriel. Vous allez donc mélanger une semaine à thème (votre « semaine de tutoriels ») avec des jours à thème. Par exemple :
- Lundi – Planification des reçus, préparation et achat des ingrédients
- Mardi – Cuisine et enregistrement vidéo
- Mercredi – Publication de la vidéo
- Jeudi – Articles de blog et newsletters à propos de votre vidéo
- Vendredi – Publication et modération des commentaires sur les réseaux sociaux
Ceci n’est qu’un exemple, mais cela vous donne une idée de la façon de combiner différents types de traitement par lots.
Exemple 2
Vous devez écrire un livre entier en un mois. Ainsi, votre traitement par lots ne signifie pas seulement que vous écrivez sans interruption pendant un mois. Vous devez aussi regrouper toutes les autres tâches. Ainsi, vous n’aurez pas besoin de les passer en revue pendant votre mois d’écriture !
Ce type de traitement par lots est un peu délicat. En effet, cela semble compliqué de ne se consacrer qu’à une seule tâche. Mais il y a une astuce pour ça. Faites une liste des tâches qui doivent être vérifiées ou mises à jour et bloquez du temps pour ces tâches dans votre calendrier.
Par exemple, si les e-mails doivent être vérifiés tous les jours, alors définissez une heure pour les vérifier deux fois par jour. Ne répondez qu’aux e-mails vraiment importants, le reste du temps, fermez l’application de messagerie !
Vous pouvez même définir un message automatique d’absence du bureau et informer tout le monde que vous êtes « indisponible ».
L’automatisation est votre meilleur ami ! Y a-t-il quelque chose qui pourrait arriver automatiquement ? Vous aimez planifier vos publications Instagram ou écrire votre newsletter hebdomadaire à l’avance pour qu’elle soit envoyée une fois par semaine ? Alors vous n’avez plus qu’à planifier vos sessions de batching.
Focus sur la méthode du Pomodoro
La technique Pomodoro est une méthode que vous pouvez utiliser avec le batching. Voici comment cela fonctionne :
- Planifiez et hiérarchisez les tâches à accomplir en les notant.
- Réglez un minuteur sur 25 minutes et consacrez ce temps à une tâche ou à un groupe de tâches similaires. Les tâches plus importantes peuvent être divisées en plusieurs blocs ou « pomodoro ». Les tâches plus petites (répondre aux e-mails, renvoyer des appels téléphoniques, etc.) peuvent être regroupées en un seul bloc. Après avoir terminé chaque Pomodoro, vous mettez un « X » à côté et marquez le nombre de fois quand vous vous êtes déconcentré.
- Faites une pause de 5 minutes.
- Commencez un autre bloc de temps, ou « pomodoro ».
- Après avoir terminé 4 pomodoro, faites une pause prolongée de 20 minutes.
Selon le site web de Pomodoro, vous devriez constater des améliorations notables de votre productivité presque immédiatement et de la maîtrise de la technique en 7 à 20 jours. De plus, différentes études démontrent que prendre de plus courtes pauses, plus souvent, après un effort mental soutenu est bénéfique pour l’agilité intellectuelle.
Et qu’en est-il du nom ? Pomodoro signifie « tomate » en italien. L’inventeur de la technique, Francesco Cirillo (italien), a d’abord utilisé un minuteur de cuisine en forme de tomate lorsqu’il a développé la technique.
Je vous en parle aussi dans cette vidéo :
Il existe plusieurs applications qui peuvent vous aider dans votre pratique du Pomodoro. En voici quelques-unes :
- Focus Tomato – Let’s focus now : un design attractif, mais utile seulement si vous avez besoin d’un simple timer.
- Focus To-Do : idéal pour combiner le traitement par lot et la méthode Pomodoro. L’app vous permet d’allouer un ou plusieurs pomodoro par tâche et de décrire précisément celle-ci.
Le traitement par lot n’est pas toujours applicable
Pour quelques cas spécifiques, le traitement par lot n’est pas utile. Voici quelques exemples.
Pour des tâches hautement créatives ou détaillées
Vous avez un projet qui demande une concentration extrême ou un besoin de créer quelque chose de totalement nouveau ? Vous aurez du mal à vous concentrer plusieurs heures d’affilées sur ce même projet.
En effet, les tâches de haut niveau ne peuvent pas âtre accompli en quelques Pomodoro. Même une pause de 5 minutes ne vous suffirait pas. Pour vous concentrer de manière suffisamment intense, entrecoupez vos séquences de travail par des tâches de bas niveau. Cela vous permettra de vous reposer et de réinitialiser votre cerveau.
Pour de nouvelles tâches
L’apprentissage d’une nouvelle tâche demande une grande concentration. Imaginez que vous appreniez à créer un site web WordPress et que vous ne saviez rien à ce sujet auparavant. Essayer d’en créer trois en un après-midi serait presque impossible.
Au lieu de cela, comptez-le comme une tâche de haut niveau et bloquez un morceau de temps spécifique. Vous pouvez utiliser la technique du Pomodoro pour définir votre calendrier.
Quand vous êtes fatigué
Ce n’est peut-être pas le cas pour tout le monde, mais le batching peut demander beaucoup d’énergie mentale et de précision. Si vous êtes fatigué ou si vous ne vous sentez pas à la hauteur de la tâche, le traitement par lots peut ne pas être une bonne idée. Cela pourrait finir par vous rendre encore plus fatigué ou frustré.
Devoir programmer 30 publications sur les réseaux sociaux semble plus intimidant lorsque vous avez déjà travaillé 7 heures. Suivez vos niveaux d’énergie pendant quelques semaines pour voir comment vous faites naturellement les choses. Puis planifiez des tâches par lots lorsque votre énergie est au plus haut.
En conclusion
Vous pouvez effectivement gagner en efficacité grâce au batching quel que soit votre activité, peu importe ce que vous devez faire. Qu’il s’agisse de préparer des rapports de données ou de laver tout le linge sale de votre maison. Essayez de regrouper des tâches similaires pour les faire plus rapidement avec une meilleure précision et un taux d’exécution plus élevé.
Vous êtes à la recherche du parfait outil pour améliorer votre productivité et atteindre vos objectifs ? Je vous conseille d’aller voir du côté de mon nouveau journal de productivité « Agir et réussir » disponible sur la FNAC. J’en parle plus en détail dans cet article de présentation du journal de productivité.
Pour ceux qui préfèrent la vidéo au texte, vous pouvez découvrir comment faire ses tâches en lot pour être plus productif dans cette vidéo :
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