Booster votre productivité au travail, accomplir davantage de choses en une journée et vous dégager plus de temps, cela vous laisse rêveur ? Nous avons tous la sensation de ne pas avancer dans nos projets aussi vite que nous le souhaiterions. Pour remédier à cela, je vous partage 6 conseils qui vous aideront à améliorer votre productivité au travail.
Planifiez et faites des listes
Définir, lister et mettre des échéances aux tâches que vous avez à réaliser va vous permettre d’avoir une vision d’ensemble et de vous organiser pour atteindre vos objectifs. Et ainsi, de gagner en productivité. Ordonnez et hiérarchisez vos tâches par ordre de priorité et réalisez-les une à une jusqu’à atteindre votre objectif final. Vous verrez qu’il est extrêmement satisfaisant de barrer les tâches une fois celles-ci accomplies. De plus, cela donne la motivation de réaliser les suivantes.
Les listes sont un outil redoutablement efficace en termes de productivité. Vous pouvez vous contenter d’un papier et d’un stylo pour faire votre to do list. Ou bien, vous aider de logiciels de gestion des tâches. Ils peuvent s’avérer très utiles, en envoyant des notifications et des rappels par exemple.
Déléguez pour optimiser votre productivité au travail
Pour être productif, il est indispensable de savoir déléguer. Nous disposons tous d’un nombre d’heures et d’une capacité de travail limités. Si vous utilisez votre temps et votre énergie pour réaliser des tâches qui ne sont pas importantes, c’est autant de temps et d’énergie gâchés. Pour remédier à cela, apprenez à déléguer au maximum. Par exemple, que l’on soit salarié ou entrepreneur, nous perdons tous énormément de temps dans des réunions qui sont au mieux trop longues, au pire inutiles. Demandez à vos équipes d’assister aux réunions pour vous. Dans 95 % des cas, les comptes rendus de réunions suffiront amplement.
Pour vous dégager du temps, déléguez autant que faire se peut les tâches qui ne vous plaisent pas. Nous avons tous des domaines dans lesquels nous ne sommes pas performants, des missions que l’on pense pouvoir réaliser mais qui s’avèrent être très chronophages. Notamment parce qu’elles ne sont pas dans nos cordes et parce que nous les faisons en traînant des pieds. Déléguez-les à des personnes qualifiées et utilisez ce temps gagné pour vous concentrer sur vos objectifs principaux. Apprendre à déléguer et à lâcher prise peut sembler compliqué aux premiers abords, mais cela vous fera gagner un temps précieux et augmentera significativement votre productivité !
Trouvez le moment où vous êtes le plus efficace
Nous vivons tous selon notre propre horloge biologique. Vous avez dû remarquer qu’autour de vous, il y a des lève-tôt, des lève-tard ; des personnes très efficaces le matin et d’autres, capables d’abattre des montagnes de travail tard le soir, pendant que vous êtes devant la TV à somnoler. Pour améliorer votre productivité, accordez votre rythme de travail à votre horloge biologique : cela vous permettra d’effectuer les tâches qui vous demandent le plus de concentration et d’énergie au moment le plus propice, en étant plus efficace et en ayant un meilleur rendement.
Aménagez vos horaires et vos sessions de travail selon votre rythme biologique. Si vous êtes matinal, démarrez votre journée par les tâches les plus complexes, celles qui vous demandent un investissement soutenu. En début d’après-midi, notre concentration tend globalement à diminuer. Consacrez cette plage horaire à des tâches ne demandant que peu de concentration (la paperasse ou le tri des emails par exemple). Il n’existe pas d’emploi du temps idéal, qui convienne à tout un chacun. Créez-vous un planning sur-mesure, selon votre propre rythme, et vous gagnerez instantanément en productivité.
Stoppez le multitasking
Le multitasking, c’est la tendance que nous avons à vouloir réaliser plusieurs tâches en même temps, espérant gagner ainsi un temps précieux. Malheureusement, c’est tout l’inverse qui se produit : le cerveau humain n’est pas fait pour faire plusieurs choses en même temps.
Lorsque vous êtes monotâche, vous dédiez toute votre attention et votre concentration à un seul objectif. Alors que si vous avancez sur plusieurs tâches en même temps, vous vous éparpillez, vous vous épuisez, le stress et la fatigue vont pointer le bout de leur nez rapidement et votre productivité en sera diminuée. Restez concentré sur un seul objectif et passez au suivant uniquement lorsque le premier sera accompli. C’est la meilleure méthode pour être productif au travail.
Éloignez les distractions pour rester productif
Que vous travailliez seul de chez vous ou bien dans une grosse entreprise, les distractions extérieures sont très nombreuses. Mails, appels, notifications Facebook ou sollicitation d’un collègue, nous sommes constamment parasités par des éléments extérieurs qui entachent notre productivité.
Pour rester efficace dans votre travail, éloignez au maximum toutes ces sources de parasitage. Si vous travaillez sur ordinateur, la tâche peut sembler plus ardue. Pour limiter les sources de distraction, éteignez les appareils électroniques dont vous n’avez pas besoin. Passez votre téléphone en mode avion par exemple, ou désactivez les notifications pour quelques heures. Si vous êtes en open space, isolez-vous dans une salle de réunion un moment pour ne pas vous faire interrompre pendant votre session de travail. Limiter toute forme de distraction et de parasitage est primordial si vous souhaitez rester efficace et améliorer votre rendement.
Apprenez à dire non
Je suis certain qu’il vous est déjà arrivé d’être débordé, et de rendre service à un collègue ou bien d’accepter une mission de la part de votre supérieur hiérarchique uniquement parce que vous n’avez pas su dire non. Pourquoi nous agissons ainsi ? Pourquoi est-ce que nous n’avouons pas, tout simplement, que nous manquons de temps ?
Il y a plusieurs raisons à cela :
- La première, c’est que nous n’osons pas dire non de peur de froisser la personne qui nous sollicite. Il est beaucoup plus facile et instinctif de dire oui et de prendre sur soi, que de refuser de rendre service et d’avoir l’impression d’offenser son interlocuteur
- La seconde raison pour laquelle nous avons du mal à dire non, c’est par peur de rater des opportunités à l’avenir. Si votre supérieur hiérarchique souhaite vous confier un projet, ou bien si l’un de vos clients vous demande de réaliser une mission mais que vous n’avez pas de temps à y consacrer : vos peurs vous soufflent qu’il y a des risques que l’on ne fasse plus appel à vous à l’avenir
Pourtant, en matière de productivité, il est indispensable de savoir dire non. Cela vous permet de ne pas perdre de vue vos objectifs. Désormais, quand on vous demande un service, une mission que vous ne pouvez honorer, refusez. Vous vous éparpillerez beaucoup moins et serez plus productif.
Vous l’avez compris, il est possible d’améliorer votre productivité au travail de jour en jour. Appliquez ces conseils pas à pas, ils vous aideront à trouver une meilleure organisation et à optimiser votre rendement. Si vous avez d’autres méthodes, n’hésitez pas à les partager. Je suis curieux de voir ce qui fonctionne le mieux pour vous !
Et pour tous ceux qui veulent booster davantage leur productivité, vous pouvez suivre cette vidéo et démarrer la semaine de productivité ninja. Il s’agit d’un défi sur 7 jours qui sera forcément très riche d’enseignements si vous osez vous lancer :
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