Vous souhaitez faire grossir votre business ? Pour aller dans ce sens, vous devez savoir déléguer. Dans le cas contraire, vous risquez de plafonner, notamment car vous ne pouvez pas être partout à la fois. Nombreux sont les entrepreneurs qui sont effrayés à l’idée de franchir le cap de la délégation. La raison à cela est très simple : ils ont peur de perdre le contrôle. Alors, est-il possible de confier des missions à quelqu’un, tout en gardant le contrôle total sur son activité ? Dans cet article, je vous partage mon point de vue, directement tiré de mon expérience, mais aussi deux approches pour déléguer efficacement.
Comment apprendre à déléguer ?
Bon, je ne vais pas passer par quatre chemins : si vous décidez de déléguer, vous perdrez automatiquement une partie du contrôle. Comme je vous l’ai évoqué, beaucoup d’entrepreneurs sont confrontés à cet obstacle. Ils préfèrent rester seuls et ne franchissent jamais le cap de la délégation. Clairement, c’est une terrible erreur, mais nous y reviendrons un peu plus tard dans l’article.
Déjà, sachez qu’il est possible de déléguer sans perdre totalement le contrôle. Pour ce faire, je vous propose deux approches :
- Mettre en place une procédure : dans celle-ci, vous détaillez précisément tout ce qu’il faut faire, le tout étape par étape. Ainsi, votre collaborateur saura exactement à quoi s’en tenir ;
- Accorder sa confiance : dans ce cadre, vous le laissez se débrouiller. Cependant, pensez tout de même à lui évoquer le résultat que vous souhaitez obtenir à la fin.
Après avoir testé ces deux approches, je peux vous dire que chacune d’entre elles ont leurs avantages et leurs inconvénients. Voyons ça de plus près.
Pourquoi mettre en place une procédure avant de déléguer ?
Le principal avantage
En vous basant sur des procédures, il est évident que vous garderez davantage le contrôle. Vous pourrez guider la personne, notamment en lui donnant des instructions précises. Elle n’aura qu’à les suivre à la lettre, ce qui lui permettra aussi de ne pas trop se casser la tête.
L’inconvénient majeur
L’inconvénient, c’est que vous pourrez passer à côté de solutions qu’elle pourrait trouver en accomplissant cette tâche. Heureusement, il y a une manière d’y remédier. Dans les instructions, il vous suffit simplement de préciser ceci : « Si tu penses à une autre manière de mener cette tâche, n’hésite pas à me la partager pour qu’on en discute ». C’est aussi bête que ça. 😉
Pourquoi savoir déléguer avec confiance ?
Le principal avantage
L’avantage de cette deuxième approche, c’est qu’elle vous prendra beaucoup moins de temps. En effet, en accordant votre confiance, vous ne perdrez pas un temps précieux à établir une procédure.
L’inconvénient majeur
Le gros inconvénient de cette méthode, c’est que vous perdrez davantage le contrôle. En effet, le travail que vous confierez risque de ne pas être réalisé comme vous l’auriez souhaité. De plus, si votre collaborateur ne cerne pas bien vos attentes, il est fort probable qu’il revienne vers vous pour vous demander des infos supplémentaires.
Quelle est la meilleure approche pour déléguer efficacement ?
Comme je vous l’ai dit plus haut, quelle que soit l’approche que vous choisirez, vous perdrez une partie du contrôle, mais ce n’est pas si grave.
On se dit souvent : « Autant que je me charge de cette mission, ce sera mieux fait. » Effectivement, c’est tout à fait possible, mais si vous souhaitez faire passer votre entreprise à un autre niveau et être plus productif, vous ne pouvez pas être au four et au moulin.
Vous devez apprendre à lâcher prise et à accepter que le résultat final soit un peu différent. Après, on ne va pas se le cacher : parfois, le résultat obtenu ne sera pas du tout comme vous l’auriez envisagé. D’ailleurs, c’est une des raisons qui me poussent à me baser sur des procédures.
Autre point : quelle que soit la méthode que vous utilisez, vous pouvez tout à fait demander à la personne comment elle s’y est prise pour résoudre le problème. Et pour aller plus loin, vous pouvez même lui demander de documenter cela. Ainsi, vous aurez des références à disposition que vous pourrez transmettre à vos futurs collaborateurs. Cela vous évitera, entre autres, de perdre un temps fou à les former.
Si vous choisissez de vous baser sur des procédures, sachez qu’il y a aussi un autre avantage important. En fait, si une tâche a mal été réalisée, qu’il y a une erreur ou que le résultat n’est pas à la hauteur de vos attentes, il n’y a que deux solutions possibles :
- Soit il y a un problème dans la procédure : dans ce cas-là, il vous suffit de la modifier afin que cette erreur ne se reproduise plus ;
- Soit la personne a fait une erreur dans l’application de la procédure : là, il n’y a pas besoin de tergiverser pendant des heures. Ce n’est pas vraiment contestable. Elle s’est trompée, point barre. La plupart du temps, elle reconnaîtra son erreur et sera vigilante pour ne pas la reproduire.
Le management par KPI pour améliorer la délégation
Sachez qu’il existe plein d’autres méthodes pour déléguer, notamment pour atténuer cette perte de contrôle. Pour tout vous dire, la délégation est un sujet extrêmement intéressant et complexe.
Je me souviens d’une discussion que j’ai eue avec Jason Friedman, un entrepreneur à succès. Si vous ne le connaissez pas, sachez qu’il a bâti, en quelques années seulement, un business de plusieurs centaines de millions de dollars. Et lors d’un déjeuner, il me parlait de management par KPI (Key Performance Indicator).
Alors, si vous ne connaissez pas le management par KPI, c’est tout simplement les points-clés sur lesquels les employés doivent performer. Par exemple, imaginons que vous êtes réceptionniste à l’accueil d’un grand hôtel. Dans ce cadre, on pourrait vous demander de toujours faire en sorte d’avoir une réponse rapide et claire aux questions des clients. Le but étant de les satisfaire et de les rendre heureux.
Par la suite, on va mesurer vos performances en fonction de leurs retours. Ça peut être par message, par mail ou autres, peu importe. On peut même penser à envoyer un questionnaire de satisfaction client et à analyser si toutes les semaines, tous les mois, ces KPI sont atteints. Et s’ils le sont, on pourra éventuellement vous donner un bonus.
Comme vous le voyez, il y a un tas de manières de déléguer tout en gardant un peu le contrôle. Alors, commencez à déléguer et trouvez des solutions aux problèmes que vous allez rencontrer sur le chemin.
Qu’en pensez-vous ? Êtes-vous prêt à passer le cap de la délégation ? Pour m’en faire part, je vous donne rendez-vous dans l’espace commentaires. Et si vous souhaitez en apprendre davantage, venez découvrir 8 étapes incontournables pour déléguer comme un pro.